Приложение к Постановлению от 24.03.2010 г № 72-П Положение
Положение об управлении делами администрации города Челябинска
I.Общие положения
1.Управление делами Администрации города Челябинска (далее - Управление) образовано на основании решения Челябинской городской Думы от 11.03.1997 N 4/1 "О структуре органов местного самоуправления города Челябинска" и действует в соответствии с решением Челябинской городской Думы от 24.05.2005 N 3/5 "Об утверждении структуры городской Думы и Администрации г. Челябинска".
2.Управление является структурным подразделением аппарата Администрации города Челябинска (далее - Администрация города). Организует, координирует и контролирует деятельность Управления заместитель Главы города, руководитель аппарата Администрации города в пределах полномочий, установленных правовыми актами органов местного самоуправления города Челябинска.
3.Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Челябинской области, Уставом города Челябинска, правовыми актами органов местного самоуправления города Челябинска, Регламентом Администрации города, настоящим Положением.
4.Структуру Управления и его штат утверждает Глава города Челябинска (далее - Глава города) или иное, уполномоченное им, должностное лицо Администрации города.
5.Настоящее Положение может дополняться и изменяться в зависимости от изменения основных задач и функций Управления.
II.Задачи
6.Основными задачами Управления являются:
1) организация и ведение рационального делопроизводства, участие в создании информационно-поисковых систем по документам и подготовка документов к передаче в Архивный отдел Администрации города;
2) организация работы в соответствии с действующим законодательством по рассмотрению обращений граждан, поступающих в Администрацию города;
3) обеспечение права граждан на обращение к должностным лицам Администрации города с предложениями, заявлениями, жалобами по публичным и частным вопросам, в том числе за защитой своих конституционных прав, свобод и охраняемых законом интересов или прав и свобод других лиц, коллективно и индивидуально;
4) материально-техническое обеспечение деятельности Главы города и аппарата Администрации города;
5) организация взаимодействия между структурными подразделениями Администрации города по финансовому, документационному и техническому обеспечению мероприятий, проводимых с участием Главы города, а также совещаний, конференций и иных мероприятий, проводимых Администрацией города.
III.Функции управления
7.В рамках решения основных задач Управление осуществляет следующие функции:
1) организует работу по обеспечению единой системы делопроизводства и организации документооборота в Администрации города;
2) разрабатывает сводную номенклатуру дел Администрации города. Обеспечивает единый порядок формирования и учета дел, подготовку и своевременную передачу их в Архивный отдел Администрации города;
3) обеспечивает сохранность и комплектование документов, образовавшихся в результате деятельности Администрации города, определяет их ценность для организации дальнейшего хранения и использования;
4) разрабатывает совместно с соответствующими структурными подразделениями аппарата Администрации города мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины;
5) обеспечивает учет и своевременное рассмотрение обращений граждан, поступивших в Администрацию города;
6) осуществляет контроль рассмотрения обращений граждан в сроки, установленные действующим законодательством, систематически анализирует причины, характер, содержание обращений граждан и представляет Главе города и заместителям Главы города информацию о состоянии работы с обращениями граждан;
7) осуществляет прием, первичную обработку, регистрацию и учет прохождения входящей в Администрацию города и регистрацию исходящей из Администрации города корреспонденции;
8) осуществляет контроль исходящей из Администрации города корреспонденции на соответствие ее требованиям действующего законодательства, государственных стандартов, нормативных документов органов государственной власти и местного самоуправления города Челябинска, содержащими правила документирования и работы с документами;
9) участвует в подготовке личного приема граждан Главой города и Первыми заместителями Главы города, организует личный прием граждан заместителями Главы города и руководителями структурных подразделений аппарата Администрации города;
10) организует совместно с соответствующими структурными подразделениями аппарата Администрации города финансовое, материально-техническое и иное обеспечение протокольных мероприятий, официальных приемов, официальных делегаций (в том числе международных), мероприятий, проводимых с участием Главы города, совещаний, конференций и иных мероприятий, проводимых Администрацией города;
11) организует совместно с соответствующими структурными подразделениями аппарата Администрации города размещение официальных лиц и делегаций (в том числе международных), должностных лиц органов государственной власти и органов местного самоуправления, прибывающих на мероприятия, проводимые Администрацией города;
12) осуществляет повседневный контроль содержания административного здания Администрации города (пл. Революции, д. 2) (далее - административное здание) и закрепленной территории, исправности оборудования, эксплуатации инженерных сетей и коммуникаций, поддержания их в надлежащем состоянии в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими и противопожарными нормами и правилами;
13) организует функционирование средств внутренней и городской телефонной связи в административном здании, осуществляет контроль экономного расходования средств, выделяемых на эти цели;
14) осуществляет планирование и организацию реконструкции, капитального и текущего ремонта административного здания и его внутренних помещений, инженерных сетей и коммуникаций;
15) осуществляет учет и контроль использования и сохранности имущества, находящегося на балансе Администрации города;
16) участвует в организации пропускного режима в административное здание;
17) осуществляет в установленном порядке транспортное обслуживание должностных лиц и работников аппарата Администрации города, организует совместно с соответствующими структурными подразделениями аппарата Администрации города железнодорожные и авиационные перевозки должностных лиц Администрации города;
18) организует общественное питание в административном здании;
19) организует оформление необходимых документов для заключения договоров, направленных на обеспечение работы аппарата Администрации города, с юридическими и физическими лицами;
20) создает необходимые условия для работы аппарата Администрации города, в том числе обеспечивает аппарат Администрации города служебными помещениями и оснащает служебные помещения необходимым оборудованием (мебелью, оргтехникой, средствами связи), канцелярскими принадлежностями, хозяйственными товарами и инвентарем, ведет учет их расходования;
21) осуществляет подготовку в рамках своей компетенции отчетов, справочных и аналитических материалов для Главы города;
22) выполняет копировально-множительные и печатные работы для обеспечения деятельности аппарата Администрации города;
23) организует и проводит работу по охране труда в аппарате Администрации города, взаимодействует со структурными подразделениями Администрации города и оказывает им методическую помощь по вопросам охраны труда.
IV.Права управления
8.Управление для выполнения возложенных на него задач и функций имеет право:
1) привлекать по поручению заместителя Главы города, руководителя аппарата Администрации города в установленном порядке, в том числе на договорной основе, организации и отдельных специалистов для выполнения задач, возложенных на Управление делами;
2) вносить на рассмотрение должностных лиц Администрации города вопросы, связанные с выполнением возложенных на Управление задач и функций;
3) запрашивать в установленном порядке от структурных подразделений Администрации города необходимые материалы и информацию для выполнения задач и функций Управления;
4) участвовать в работе комиссий, советов, совещаниях, заседаниях структурных подразделений Администрации города, деловых встречах по вопросам, входящим в компетенцию Управления делами;
5) осуществлять другую деятельность в пределах, возложенных на Управление задач и функций, не противоречащих действующему законодательству.
V.Руководство управлением
9.Организует работу Управления и руководит его деятельностью на принципах единоначалия начальник Управления делами, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой города по представлению заместителя Главы города, руководителя аппарата Администрации города.
10.На должность начальника Управления делами назначается лицо, имеющее законченное высшее профессиональное образование. Квалификационные требования к уровню профессионального образования, стажу муниципальной службы или стажу работы по специальности, профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей, лица, назначаемого на должность начальника Управления, устанавливаются в соответствии с законодательством Челябинской области и нормативными правовыми актами Челябинской городской Думы.
11.Начальник Управления делами подчиняется непосредственно заместителю Главы города, руководителю аппарата Администрации города и несет персональную ответственность за результаты деятельности и состояние трудовой дисциплины Управления.
12.Начальник Управления делами:
1) обеспечивает выполнение задач и функций, возложенных на Управление;
2) представляет на согласование заместителю Главы города, руководителю аппарата Администрации города и утверждение Главой города структуру и штатную численность Управления делами;
3) определяет функции и утверждает положения о подразделениях Управления делами;
4) утверждает должностные инструкции работников Управления делами;
5) представляет на утверждение заместителю Главы города, руководителю аппарата Администрации города планы работ Управления;
6) утверждает, подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;
7) обеспечивает качественное выполнение в установленные сроки поручений заместителя Главы города, руководителя аппарата по вопросам, находящимся в компетенции Управления;
8) инициирует и проводит в установленном порядке совещания и семинары по вопросам, относящимся к компетенции Управления, принимает участие в работе совещаний и семинаров, организуемых другими структурными подразделениями Администрации города;
9) вносит в установленном порядке заместителю Главы города, руководителю аппарата Администрации города предложения о назначении, перемещении, увольнении и поощрении работников Управления, а также о привлечении к дисциплинарной ответственности работников Управления за нарушения, допущенные при исполнении должностных обязанностей;
10) согласовывает проекты распорядительных документов в соответствии с Регламентом Администрации города;
11) рассматривает обращения граждан, поступивших в Администрацию города, проводит прием по вопросам, находящимся в компетенции Управления;
12) осуществляет контроль исполнения работниками Управления их должностных обязанностей, Правил внутреннего трудового распорядка.
VI.Ответственность
13.Начальник и работники Управления делами несут персональную ответственность, предусмотренную законодательством о муниципальной службе и трудовым законодательством, за неисполнение или ненадлежащее исполнение задач и функций, возложенных на Управление, а также обязанностей, определенных в должностных инструкциях.
VII.Взаимоотношение с другими подразделениями
14.Управление для выполнения возложенных на него задач и функций взаимодействует со всеми структурными подразделениями Администрации города, аппаратом Челябинской городской Думы, организациями, осуществляющими свою деятельность на территории города Челябинска, по вопросам, отнесенным к ведению Управления настоящим Положением.
Начальник
Управления делами
Администрации
города Челябинска
А.В.ЧЕКАШКИН