Приложение к Постановлению от 27.05.2009 г № 564 Административный регламент
Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации кыштымского городского округа
1.Общие положения
1.Административный регламент рассмотрения обращений граждан в Администрации Кыштымского городского округа (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества рассмотрения обращений граждан в Администрации Кыштымского городского округа (далее - Администрация) и определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) Администрации при рассмотрении обращений граждан, порядок взаимодействия между структурными подразделениями Администрации, а также взаимодействия с другими органами и должностными лицами Кыштымского городского округа, государственными органами и организациями Челябинской области, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в Администрации.
2.Рассмотрение обращений граждан в Администрации осуществляется в соответствии с:
Конституцией (Основным законом) Российской Федерации;
Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Уставом Кыштымского городского округа;
настоящим Регламентом.
3.Рассмотрение обращений граждан осуществляется Главой Кыштымского городского округа, первым заместителем и заместителями Главы Кыштымского городского округа, муниципальными служащими Администрации, осуществляющими работу с обращениями граждан и несущими установленную законодательством Российской Федерации ответственность за своевременность, полноту и правильность рассмотрения обращений граждан.
4.Организация работы с обращениями граждан в Администрации возложена на Управление делами Администрации в лице ведущего специалиста (далее - специалист).
5.В Администрации рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в ведении Кыштымского городского округа в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, законами Челябинской области и Уставом Кыштымского городского округа.
6.Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных обращений граждан и устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема.
7.Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.
2.Требования к порядку исполнения функции по рассмотрению обращений граждан
8.Порядок информирования об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан:
1) информация о порядке исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляется:
непосредственно в Управлении делами;
с использованием средств телефонной связи, средств массовой информации, издания информационных материалов;
посредством размещения в информационных системах общего пользования (Интернет);
2) Местонахождение Администрации Кыштымского городского округа:
Пл. К. Маркса, 1, город Кыштым, Челябинская обл., 456870;
контактный телефон (телефон для справок): 8(351) 4-05-49;
сайт: www.adminkgo.ru;
адрес электронной почты: admn-kysht@chel.surnet.ru;
3) информация о местонахождении Управления делами Администрации (специалиста), об установленных днях и часах личного приема граждан, контактных телефонах сообщается по телефонам для справок, размещается на официальном сайте Администрации Кыштымского городского округа, на информационных стендах в помещениях, предназначенных для приема граждан, в средствах массовой информации;
4) при ответах на телефонные звонки и устные обращения специалист подробно, в вежливой (корректной) форме информирует обратившихся граждан по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
Ответ должен содержать исчерпывающую информацию. Время ответа не должно превышать 5 - 7 минут.
Если специалист, принявший звонок, не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию;
5) граждане в обязательном порядке информируются:
о должностных лицах, которым поручено рассмотрение обращения;
о переадресации обращения в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
о невозможности рассмотрения обращения с указанием оснований для этого;
о продлении сроков рассмотрения обращения с указанием оснований для этого.
9.Порядок получения консультаций (справок) об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан:
1) консультации (справки) по вопросам исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляются специалистом, обеспечивающим исполнение указанной функции;
2) консультации предоставляются по вопросам:
требований к оформлению письменного обращения;
требований к заявителю, пришедшему на прием;
места проведения и графика личного приема граждан Главой Кыштымского городского округа и его заместителями;
порядка и сроков рассмотрения обращений граждан;
порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения функции по рассмотрению обращений граждан.
10.Сроки исполнения функции по рассмотрению письменных обращений граждан:
1) исполнение функции по рассмотрению обращений граждан осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, если не установлен более короткий контрольный срок исполнения указанной функции;
2) в случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращениях, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, срок исполнения функции по рассмотрению обращений граждан может быть продлен Главой Кыштымского городского округа, его заместителями, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения обращения;
3) рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, сведения о чрезвычайных ситуациях, производится безотлагательно или в сокращенные сроки.
11.Требования к письменному обращению граждан:
1) письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления - Администрации Кыштымского городского округа, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути обращения, личную подпись заявителя и дату (Приложение 1 - 3).
В случае необходимости к обращению прилагаются копии необходимых документов;
2) обращение, поступившее по информационным системам общего пользования (в том числе - Интернет), приравнивается к письменному обращению;
3) результаты рассмотрения письменных обращений граждан доводятся до сведения заинтересованных лиц в порядке, установленном действующим законодательством.
12.Условия, сроки и время личного приема граждан в Администрации Кыштымского городского округа:
1) личный прием граждан в Администрации ведет Глава Кыштымского городского округа, первый заместитель, заместители Главы Кыштымского городского округа, руководители структурных подразделений Администрации;
2) непосредственную организацию личного приема граждан в Администрации и текущий прием граждан осуществляет специалист Управления делами, отвечающий за организацию личного приема, ежедневно с 8.00 до 17.00 часов, кроме выходных и праздничных дней, в предпраздничный день с 8.00 до 16.00 часов;
3) Глава Кыштымского городского округа, его заместители, руководители структурных подразделений ведут прием граждан еженедельно в соответствии с графиком, утверждаемым Главой Кыштымского городского округа на год;
4) предварительная запись на прием к Главе Кыштымского городского округа и его заместителям производится в Управлении делами на основании письменного заявления гражданина;
5) специалист Управления делами оказывает информационно-консультационную помощь;
6) при личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность;
7) перечень лиц, имеющих право на прием вне очереди:
инвалиды и участники Великой Отечественной войны;
инвалиды Вооруженных Сил;
граждане с ограниченными физическими возможностями;
заявители с детьми-инвалидами.
13.Требования к помещениям и местам, предназначенным для осуществления функции по рассмотрению обращений граждан:
1) помещения, выделенные для осуществления функции по рассмотрению обращений граждан, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03" (зарегистрированы Министерством юстиции Российской Федерации 10.06.2003, регистрационный номер 4673. Российская газета, 21.06.2003, N 120);
2) рабочее место специалиста, осуществляющего рассмотрение обращений граждан, оборудуется компьютером (с установленными справочно-информационными системами на каждого служащего) и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение функции в полном объеме;
3) специалисту по рассмотрению обращений граждан обеспечивается доступ в Интернет и к электронному адресу (e-mail) Администрации, выделяются бумага, расходные материалы, канцелярские товары в количестве, достаточном для исполнения функции по рассмотрению обращений граждан;
4) места для проведения личного приема граждан оборудуются:
столом и стульями;
противопожарной системой и средствами пожаротушения;
системой оповещения о чрезвычайной ситуации;
5) места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, обеспечиваться канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационными стендами и материалами, средствами массовой информации, оборудоваться стульями, столами, необходимым количеством мест для ожидания приема, питьевой водой.
14.Результат исполнения функции по рассмотрению обращений граждан
Результатом исполнения функции по рассмотрению письменного обращения гражданина является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер и направление заявителю письменного ответа или уведомления о переадресации обращения в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
Результатом исполнения функции по рассмотрению устного обращения гражданина в ходе личного приема является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений.
15.Перечень оснований для отказа в исполнении функции по рассмотрению обращений граждан
1.Обращение не рассматривается по существу, если:
в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;
в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
текст письменного обращения не поддается прочтению;
в письменном обращении гражданина содержится вопрос, по которому ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями и при этом, в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу;
ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения.
2.В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных вопросов.
3.Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
4.Гражданин, направивший обращение, в любом случае уведомляется о принятом решении (Приложение 4 - 9).
16.Ответственность служащих при исполнении функции по рассмотрению обращений граждан:
1) служащие, осуществляющие рассмотрение обращений граждан, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением;
2) персональная ответственность служащих закрепляется в должностных инструкциях;
3) сведения, содержащиеся в обращениях, персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, осуществляющего работу с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов;
4) в целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах, должностным лицом ведется прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан;
5) при утрате служащим, осуществляющим работу с обращениями, письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется Глава Кыштымского городского округа;
6) при уходе в отпуск специалист, осуществляющий работу с обращениями граждан, по поручению Управляющего делами обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения другому служащему Управления делами.
3.Административные процедуры
17.Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие последовательные административные процедуры:
прием письменных обращений граждан;
регистрация и аннотирование поступивших обращений граждан;
направление обращений граждан на рассмотрение должностному лицу;
рассмотрение обращений граждан;
личный прием граждан;
постановка обращений граждан на контроль;
продление срока рассмотрения обращений граждан;
оформление ответов на обращения граждан;
предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений граждан;
формирование подборок материалов по обращениям граждан и их хранение в архиве;
информационно-аналитическая и методическая работа;
порядок и формы контроля за исполнением функции по рассмотрению обращений граждан;
порядок обжалования действий, осуществляемых в ходе исполнения функции по рассмотрению обращений граждан.
18.Прием письменных обращений граждан
1.Основанием для начала исполнения по рассмотрению обращений граждан является личное обращение гражданина в Администрацию или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других органов местного самоуправления или государственных органов для рассмотрения по поручению.
2.Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином, либо его представителем, поступить по почте, фельдъегерской связью, по факсу, электронной почте, телеграфу, с использованием иных средств связи.
3.Обращения, присланные по почте, поступившие по телеграфу, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в Управление делами Администрации.
4.Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится специалистом Управления делами Администрации. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и почтового адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина на копии его заявления ставится отметка о принятии обращения Управлением делами с указанием даты приема заявления и сообщается телефон для справок.
5.Обращения, поступившие по факсу, в виде электронного обращения на официальный сайт Администрации по сети Интернет, принимаются и учитываются в порядке, установленном для работы с письменными обращениями граждан в Администрации.
6.Результатом выполнения действий по приему обращений граждан является ежедневный учет их количества в "Журнале регистрации входящих обращений и ответов" и распределение обращений граждан между исполнителями.
19.Регистрация и аннотирование поступивших обращений граждан
1.Поступившие в Управление делами Администрации письма регистрируются в течение 3 дней с момента поступления. Датой поступления считается дата, указанная на штампе.
2.Приложенные к обращению документы (паспорта, трудовые книжки, и т.п.), денежные знаки, ценные бумаги на хранение не принимаются. Составляется акт с 3 подписями: Управляющего делами Администрации и 2 специалистов. Акт составляется, если в конверте нет документа, упомянутого автором письма, а также на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружено письменное вложение.
3.Специалист по обращениям граждан:
проставляет в правом верхнем углу первой страницы письма регистрационный штамп "Администрация Кыштымского городского округа" с указанием присвоенного письму регистрационного номера и даты регистрации. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;
прочитывает обращение, выявляет поставленные заявителем вопросы;
проверяет обращение на повторность, в случае подтверждения к обращению прилагаются материалы предыдущей переписки.
Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;
заполняет регистрационно-контрольную карточку обращения.
4.В регистрационно-контрольной карточке обращения (далее - РККО) указывается:
фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным.
Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;
источник поступления письма, проставляется дата и исходящий номер сопроводительного письма, если оно поступило из органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций;
тематика, вид вопроса, кем рассмотрено обращение, количество листов;
оперативная и дополнительная информация о ходе работы с обращением.
5.Обращения передаются Главе Кыштымского городского округа, его заместителям по компетенции на рассмотрение.
6.Обращения списываются "в дело" за подписью Главы Кыштымского городского округа в случае, если:
в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
с заявителем прекращена переписка. Акт о прекращении переписки подписывает Глава Кыштымского городского округа, Управляющий делами, специалист Управления делами. Специалист направляет заявителю уведомление о прекращении переписки;
если письмо и его реквизиты не поддаются прочтению;
если в письме содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.
7.Обращения, в которых поднимаются вопросы, входящие в компетенцию других органов местного самоуправления Кыштымского городского округа, органов Администрации Кыштымского городского округа направляются на рассмотрение по принадлежности за подписью Главы Кыштымского городского округа или его заместителей.
8.Результатом выполнения действий по регистрации и аннотированию обращений является регистрация обращения и подготовка обращения гражданина к передаче на рассмотрение.
20.Направление обращений граждан на рассмотрение должностному лицу
1.Письменные обращения с РККО специалист ежедневно передает на рассмотрение Главе Кыштымского городского округа и его заместителям (в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Главы Кыштымского городского округа).
2.Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с резолюцией рассмотревшего обращение должностного лица, либо готовится разъяснение за подписью Главы Кыштымского городского округа, его заместителей с обоснованием отказа в рассмотрении.
В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение 7 дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
3.Авторам писем в течение 7 дней со дня регистрации направляется почтовая карточка, где указан регистрационный номер, дата регистрации, должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, рассмотревшего обращение, должность, фамилия, имя, отчество должностного лица (лиц), в компетенцию которого (которых) входит рассмотрение обращения, ставится штамп с указанием фамилии, имени, отчества и телефона специалиста по рассмотрению обращений граждан (Приложение 10).
4.Результатом выполнения специалистом действий по направлению обращений на рассмотрение является их отправка исполнителю и уведомление заявителя.
21.Рассмотрение обращений граждан
1.Обращения могут рассматриваться непосредственно в структурных подразделениях Администрации Кыштымского городского округа (в том числе с выездом на место) или их рассмотрение может быть поручено органу Администрации или конкретному должностному лицу, либо направлены на рассмотрение в орган местного самоуправления Кыштымского городского округа в соответствии с их компетенцией.
2.Поручение должно содержать наименование структурного подразделения Администрации, органа Администрации, отраслевого органа местного самоуправления Кыштымского городского округа или фамилию и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, кратко сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения, не превышающий 30 дней.
3.В случае если обращение направлено на рассмотрение в орган местного самоуправления в соответствии с его компетенцией или государственный орган и их должностным лицам специалист по обращениям граждан оформляет уведомление заявителю о том, куда направлено его обращение для рассмотрения и откуда он получит ответ.
4.Документы, исполнение которых поручено нескольким соисполнителям, специалист направляет на исполнение в первый адрес в подлиннике, во второй и последующие - в копиях. Подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым, или исполнитель, которому конкретно поручена подготовка ответа. Соисполнители, не позднее пяти дней до истечения срока исполнения поручения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
Контроль за сроками исполнения осуществляет специалист по обращениям граждан.
5.Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:
обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в случае необходимости в установленном законодательством порядке дополнительные материалы и получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;
принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой орган местного самоуправления, орган Администрации или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
6.На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.
7.Должностное лицо, которому направлено обращение, вправе не рассматривать его по существу по основаниям, указанным в пункте 15 настоящего Административного регламента.
8.Если в письменном обращении содержаться сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, Управление делами Администрации направляет обращение в правоохранительные органы.
9.Обращения граждан, в которых изложены факты коррупции в органах местного самоуправления Кыштымского городского округа, органах Администрации Кыштымского городского округа, направляются на рассмотрение в Комиссию по противодействию коррупции в Кыштымском городском округе.
10.Результатом выполнения действий по рассмотрению обращений граждан в Администрации является принятие ими мер по разрешению содержащихся в обращениях вопросов.
22.Личный прием граждан
1.Консультации граждан о порядке проведения личного приема в Администрации осуществляется Управлением делами.
2.Консультации граждан осуществляются в порядке очередности по предъявлении документа, удостоверяющего их личность Управляющим делами, специалистом, ответственным за работу с обращениями граждан.
3.Специалист консультирует заявителя не более 15 минут, разъясняя порядок разрешения его вопроса, оформляет карточку личного приема гражданина (Приложение 11).
4.Специалист проводит проверку истории обращений гражданина. При повторных обращениях Специалист осуществляет подборку всех имеющихся в Управлении делами Администрации материалов, касающихся данного заявителя.
5.Если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации, гражданину дается разъяснение, куда ему следует обратиться.
6.Повторный прием к должностному лицу осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение. Необходимость в записи на повторный прием определяется исходя из содержания ответа на предыдущее обращение по этому вопросу.
7.Личный прием осуществляется на основании графика приема граждан, который составляется на год и утверждается Главой Кыштымского городского округа.
8.Запросы о дополнительных документах и материалах, необходимых для проведения личного приема, в установленном порядке направляются в органы государственной власти, органы местного самоуправления, органы Администрации с правами юридического лица или должностному лицу за подписью Главы Кыштымского городского округа или его Заместителей.
9.Материалы к личному приему Главы Кыштымского городского округа: оригинал письменного обращения, оформленная карточка личного приема, другие приложенные к обращению документы, предоставляются Главе Кыштымского городского округа специалистом Управления делами Администрации, который присутствует на личном приеме граждан.
10.Материалы к личному приему заместителей Главы Кыштымского городского округа: оригинал письменного обращения, оформленная карточка личного приема, другие приложенные к письму документы предоставляются перед началом приема.
11.Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно, либо в письменной форме.
12.На устные обращения граждан, как правило, дается ответ в устной форме.
13.Обращение гражданина, переданное в ходе личного приема, рассматривается в установленном порядке, как письменное обращение.
14.По окончании приема должностное лицо доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.
15.В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
16.Если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.
В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
17.Должностное лицо, ведущее личный прием, принимает решение о постановке обращения на контроль.
18.После завершения личного приема Управление делами Администрации осуществляет рассылку документов исполнителям (оригинал письменного обращения, копия карточки личного приема с поручением - первому исполнителю, копии всех вышеперечисленных документов - второму и последующим исполнителям).
19.По итогам приема в карточке личного приема делается отметка о результатах приема.
20.Контроль за сроками исполнения поручений с личного приема осуществляет специалист Управления делами.
21.Информация о принятых мерах по обращениям граждан на личном приеме направляется на ознакомление должностному лицу, осуществлявшему личный прием.
Если не поступает дополнительных поручений, материалы снимаются с контроля.
Если должностное лицо дает дополнительное поручение, то в карточке приема по личным вопросам делается отметка о продлении срока, материалы направляются исполнителю, который обязан уведомить гражданина о продлении срока.
22.В ходе личного приема привлекаются специалисты, в полномочия которых входит предмет обращения.
23.Результатом приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие должностным лицом, осуществлявшим прием, решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения обращения гражданина в уполномоченный орган.
23.Постановка обращений граждан на контроль
1.На контроль ставятся обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов, коллективные, повторные обращения, обращения от участников и инвалидов Великой Отечественной войны.
2.Постановка обращений на контроль производится с целью устранения недостатков в работе Администрации, получения материалов для обзоров почты, аналитических записок.
3.Контроль осуществляется за исполнением поручений по обращениям, поступившим из Администрации Президента Российской Федерации, из аппарата Правительства Российской Федерации, от депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Челябинской области, Правительства Челябинской области, из редакций средств массовой информации, с личного приема Главы Кыштымского городского округа и его заместителей.
4.На обращениях граждан, взятых на контроль, перед направлением их на рассмотрение проставляется штамп "На контроле".
5.Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет специалист Управления делами Администрации.
6.По истечении срока рассмотрения специалист Управления делами Администрации делает напоминание исполнителям о недопустимости нарушения установленного срока.
7.При необходимости готовится служебная записка. Если ответ не получен, готовится письмо за подписью должностного лица, давшего поручение по обращению ответственному исполнителю о недопустимости нарушения сроков рассмотрения обращений граждан.
8.Результатом осуществления процедуры является постановка на контроль соответствующих обращений граждан и поручений вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан и контроль за их исполнением.
24.Продление срока рассмотрения обращений граждан
1.В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения в государственный орган, орган местного самоуправления, орган Администрации Кыштымского городского округа с правами юридического лица или должностному лицу, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней.
2.Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее должностному лицу, давшему поручение.
3.Глава Кыштымского городского округа на основании служебной записки ответственного исполнителя принимает решение о продлении срока рассмотрения обращения. В исключительных случаях продлевает срок должностное лицо, давшее поручение.
Обращение, на которое дается промежуточный ответ, с контроля не снимается.
Исполнитель извещает заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения.
Если контроль за рассмотрением обращения установлен федеральным органом, Правительством Челябинской области, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать продление срока рассмотрения (письменно, либо по телефону).
4.В случае продления срока рассмотрения обращения в Журнале регистрации обращений делается соответствующая отметка.
5.Результатом осуществления процедуры является продление срока рассмотрения обращений граждан с обязательным уведомлением заявителя.
25.Оформление ответа на обращение граждан
1.Ответ подписывается Главой Кыштымского городского округа, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом, с обязательной ссылкой на регистрационный номер и дату обращения.
2.Ответы в федеральные органы государственной власти, Правительство Челябинской области об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан подписывает Глава Кыштымского городского округа. Проект ответа готовит ответственный исполнитель.
3.Специалист Управления делами Администрации решает, соответствует ли проект ответа установленным требованиям и при необходимости принимает решение направить его на доработку.
4.Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы.
При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указать, какие меры приняты по обращению гражданина.
5.В ответах на обращения, поставленные на контроль, должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения.
В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из заявителей дан ответ.
6.К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные к обращению, если в нем содержится просьба об их возврате. Если в обращении не содержится просьба о возврате документов, они остаются в деле.
7.Ответы печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Кыштымского городского округа, утвержденной распоряжением Главы Кыштымского городского округа от 19.09.2005 N 374р с изменениями, утвержденными распоряжением Главы Кыштымского городского округа от 31.01.2007 N 43р (далее - Инструкция по делопроизводству). В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
8.Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса. Заявитель уведомляется о продлении срока исполнения поручения.
9.Ответ за подписью ответственного исполнителя поступает в Управление делами Администрации, где производится подборка всех материалов, относящихся к рассмотрению данного обращения.
10.Если соблюдены требования к оформлению, ответ с подборкой материалов передается Главе Кыштымского городского округа, который принимает решение о дальнейшей работе с обращением (дается дополнительное поручение или обращение снимается с контроля). Заместители Главы Кыштымского городского округа (по соответствующим вопросам) предварительно изучают полученный ответ.
Ставится отметка о снятии с контроля, проставляется дата и подпись должностного лица.
11.Материалы, находящиеся на контроле у Главы Кыштымского городского округа, направляются на ознакомление Главе Кыштымского городского округа. Если не поступает дополнительного поручения, обращение снимается с контроля.
12.Ответы, поступившие в Администрацию на обращения граждан из органов местного самоуправления, органов Администрации Кыштымского городского округа с правами юридического лица и других организаций, передаются в Управление делами.
Специалист Управления делами при поступлении ответа ставит штамп на ответ, делает отметку о дате поступления ответа в РККО, заносит результат рассмотрения обращения ("удовлетворено", "разъяснено", "не обоснованно", "направлено по компетенции"). Подборка материалов направляется должностному лицу, давшему поручение по рассмотрению обращения.
13.Ответы, снятые с контроля, помещаются в архив.
14.Подборка материалов в архиве хранится под номером, присвоенным во время регистрации.
15.Результатом осуществления процедуры является ознакомление должностного лица с ответом и последующее принятие решения о дальнейшей работе с обращением ("снять с контроля" или дать дополнительное поручение). Если дано новое поручение, то оно направляется исполнителю на доработку и ставится на дополнительный контроль.
26.Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений граждан
1.При рассмотрении обращения гражданин имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
2.Справочную работу по рассмотрению обращений граждан ведет специалист Управления делами Администрации.
3.Информация по рассмотрению обращений граждан предоставляется на личном приеме Управляющим делами Администрации, либо специалистом, отвечающим за организацию личного приема.
4.Информация предоставляется по следующим вопросам:
о поступлении, дате регистрации и регистрационном номере обращения;
о направлении обращения на рассмотрение в уполномоченный орган;
о продлении срока рассмотрения обращения;
об отказе в рассмотрении обращения;
о результатах рассмотрения обращения.
5.Справочная информация по рассмотрению обращений граждан предоставляется заявителям ежедневно с 9.00 до 17.00 часов, кроме выходных и праздничных дней, в предвыходной и предпраздничный день - с 9.00 до 15.00 часов.
6.При получении запроса по телефону специалист Управления делами Администрации:
называет наименование органа, в который позвонил гражданин;
представляется и предлагает абоненту представиться;
выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;
вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу поставленных вопросов;
при невозможности ответить на поставленный вопрос в момент обращения предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в определенное время.
7.Во время беседы с заявителем специалист Управления делами Администрации должен четко произносить слова, избегать "параллельных" разговоров с окружающими людьми.
8.Результатом предоставления справочной информации (при личной беседе или по телефону) является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.
27.Формирование подборок материалов по обращениям граждан и их хранение в архиве
1.Обращения граждан, ответы и копии ответов, документы, связанные с их рассмотрением формируются в дела и располагаются в хронологическом порядке.
2.Сформированные дела помещаются в специальные папки для хранения в текущем архиве, где располагаются с учетом регистрационного номера.
Допускается оформление отдельных папок по многократным обращениям, "прямым линиям", "выездным приемам" и др.
3.Подборки документов по обращениям, поставленным на контроль, хранятся в отдельных папках до истечения контрольного срока. После снятия с контроля документы помещаются в текущий архив.
4.Архивные документы хранятся в алфавитном порядке 5 лет в Управлении делами Администрации.
5.Документы граждан, обратившихся в Администрацию два и более раза, хранятся в Управлении делами по регистрационному номеру последней переписки.
6.Специалисту Управления делами, исполнителям запрещается изымать из переписки документы, материалы и ответы органов, должностных лиц, организаций.
7.Выдача копий документов по направленному в установленном порядке запросу Правительства Челябинской области, государственного органа, органа местного самоуправления, органа Администрации с правами юридического лица или должностного лица производится с разрешения Управляющего делами Администрации.
8.Результатом осуществления процедуры является формирование подборок материалов по обращениям граждан в дела и их хранение в архиве в соответствии с требованиями, предусмотренными настоящим Административным регламентом.
28.Информационно-аналитическая и методическая работа
1.Периодически (2 раза в год) и оперативно (по запросу) Глава Кыштымского городского округа и его заместители информируются о количестве и характере обращений граждан, поступивших в Администрацию, социальном составе заявителей, результатах рассмотрения вопросов, которые ставят граждане.
2.Периодически (2 раза в год) специалист Управления делами Администрации докладывает на расширенных заседаниях при Главе Кыштымского городского округа о ходе рассмотрения обращений граждан в Администрацию за отчетный период.
3.Периодически (2 раза в год) в средствах массовой информации публикуются материалы, отражающие работу с обращениями граждан в Администрации.
4.Объем информационно-аналитических сообщений, как правило, не должен превышать трех машинописных страниц (не считая возможного приложения).
5.Периодически (2 раза в год) информация о рассмотрении обращений граждан в Администрации за подписью Главы Кыштымского городского округа направляется в Отдел обращений граждан Правительства Челябинской области.
6.По запросам Правительства Челябинской области, федеральных органов государственной власти в их адрес направляется оперативная информация, касающаяся рассмотрения обращений граждан за подписью Главы Кыштымского городского округа.
7.Управляющим делами, специалистом Управления делами Администрации консультируют специалистов, организующих работу с обращениями граждан.
8.Материалы информационно-аналитической и методической работы накапливаются и систематизируются в архиве Управления делами Администрации (отдельно от архива обращений граждан) по направлениям работы: информационно-аналитические материалы, информационно-методические материалы и информационно-справочные материалы.
9.Результатом осуществления процедуры является подготовка аналитических материалов, публикация материалов в СМИ и оказание методической помощи органам Администрации городского округа с правами юридического лица периодически и оперативно.
29.Порядок и формы контроля за исполнением функции по рассмотрению обращений граждан
1.Контроль за соблюдением Административного регламента по рассмотрению обращений граждан осуществляет Глава Кыштымского городского округа.
2.Контроль за полнотой и качеством рассмотрения обращений граждан включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
3.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по рассмотрению обращений граждан и принятием решений, осуществляется Управлением делами Администрации.
4.Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения муниципальными служащими Административного регламента, иных нормативных актов Российской Федерации и Челябинской области.
5.Глава Кыштымского городского округа и его заместители, в чей адрес поступило обращение, несут персональную ответственность за правильность определения исполнителя по рассмотрению обращения, наличие оснований для принятия решения об оставлении обращения без ответа или прекращении переписки, компетентность подписываемого ответа, не проведение личного приема.
6.Управляющий делами Администрации, специалист Управления делами Администрации несут персональную ответственность за организацию и контроль исполнения поручений Губернатора Челябинской области, первых заместителей и заместителей Губернатора Челябинской области, Главы Кыштымского городского округа, его заместителей, данных по рассмотрению обращений граждан.
7.Управляющий делами Администрации, специалист Управления делами Администрации несет персональную ответственность за своевременную и правильную регистрацию обращений граждан, обеспечение контроля за соблюдением установленного законом срока рассмотрения обращений граждан, сохранность дел в архиве.
8.Исполнитель несет персональную ответственность за объективность, полноту рассмотрения обращений граждан, соблюдение сроков рассмотрения обращений граждан, своевременность продления сроков рассмотрения обращений граждан, содержание подготавливаемых ответов.
При рассмотрении обращений граждан несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.
Ответственность за своевременное рассмотрение обращений граждан, поступивших на личном приеме, возлагается на должностных лиц, проводивших личный прием, а также на специалиста Управления делами Администрации, отвечающего за организацию личного приема.
9.Персональная ответственность должностных лиц закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.
10.Контроль за полнотой и качеством рассмотрения обращений граждан включает в себя выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения граждан, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
В случае выявления нарушений прав граждан осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
30.Порядок обжалования действий, осуществляемых в ходе рассмотрения обращений граждан
Гражданин вправе обжаловать действия по рассмотрению обращения и решение, принятое по результатам его рассмотрения, в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
Исполняющий обязанности
Управляющего делами
Администрации Кыштымского
городского округа
Челябинской области
Л.А.БЕСПАЛОВА