Приложение к Постановлению от 18.05.2009 г № 895 Инструкция
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве организации - фондообразователя черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного комитета по делам архивов Челябинской области (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения вверху указывается наименование архивного отдела администрации города Троицка, в который будут передаваться дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
6.2.10.Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6.2.11.Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
6.3.Организация оперативного хранения документов
6.3.1.С момента заведения и до передачи в архив администрации города Троицка дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На обложках дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив администрации города Троицка.
6.3.2.Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя отдела организационной и контрольной работы. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы города Троицка или управляющего делами, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы города Троицка с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Часть VII.Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы администрации города Троицка и ее структурных подразделений являются муниципальной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации города Троицка как часть Архивного фонда Российской Федерации.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к муниципальной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение администрация города Троицка образует архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив администрации города Троицка включает работу управления организационной и контрольной работы и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
7.1.Экспертиза ценности документов
7.1.1.Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
7.1.2.Экспертиза ценности документов в администрации города Троицка на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив администрации города Троицка.
7.1.3.Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации города Троицка создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется ЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях.
7.1.4.Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются главой города Троицка и руководителем структурного подразделения. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с архивным отделом администрации города Троицка.
7.1.5.Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях администрации города Троицка непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК, под непосредственным методическим руководством архива.
7.1.6.При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив администрации города Троицка; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
7.1.7.Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации города Троицка или ее структурного подразделения путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК администрации города Троицка или ее структурного подразделения.
7.1.8.По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
7.1.9.Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
7.1.10.Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (приложение N 19); дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу (приложение N 20); на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
7.1.11.В администрации города Троицка описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архивного отдела администрации города Троицка.
7.1.12.При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
7.1.13.В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
7.1.14.Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив администрации города Троицка, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
7.1.15.Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 21) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК администрации города Троицка одновременно. Согласованные ЭК администрации города Троицка акты утверждаются главой города Троицка только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется ЭПК) Государственного комитета по делам архивов Челябинской области описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
7.1.16.Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей администрации города Троицка, кроме структурных подразделений, являющихся самостоятельными фондообразователями. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
7.2.Подготовка и передача документов в архив
7.2.1.В архив администрации города Троицка передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
7.2.2.Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив администрации города Троицка не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
7.2.3.Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив администрации города Троицка, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.2.4.В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив администрации города Троицка сотрудником, отвечающим за ведение архива, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел администрации города Троицка. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
7.2.5.Прием каждого дела производится сотрудником, отвечающим за архив администрации города Троицка, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника, отвечающего за архив администрации города Троицка, и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив администрации города Троицка передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
7.2.6.В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации города Троицка лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив администрации города Троицка, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Управляющий делами
администрации города Троицка
Челябинской области
Л.А.ЮДИНА