Приложение к Постановлению от 18.05.2009 г № 895 Инструкция

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервала. Длина черты составляет 2 - 3 см.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из наименования должности "Глава города", инициала имени и фамилии главы города Троицка. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициал имени и фамилия главы города печатаются у правой границы текстового поля.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
2.1.4.Если подготавливаемый акт влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие правовые акты администрации города Троицка, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого правового акта или представляются в виде самостоятельного правового акта одновременно с ним.
2.1.5.В проектах постановлений администрации города употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.
2.1.6.Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту правового акта.
2.1.7.Требования по оформлению пояснительной записки к проекту правового акта.
Пояснительная записка к проекту правового акта печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название проекта правового акта, к которому подготовлена пояснительная записка.
Например:
К проекту постановления администрации города Троицка
"О проведении конкурса "Лучший предприниматель
города Троицка 2007 года"
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия правового акта, включающее развернутую характеристику правового акта, его целей, основных положений, места в системе правовых актов муниципального образования, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Подпись включает наименование должности лица, подписывающего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.
Подписи отделяются одна от другой 1 - 2 пустыми строками.
2.1.8.При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1 - 2 интервала.
2.1.9.Проекты правовых актов проходят согласование должностными лицами, перечень которых определен решением Собрания депутатов города Троицка от 19.10.2005 N 115.
Срок согласования проекта правового акта каждым руководителем не должен превышать 3-х дней со дня получения правового акта.
2.1.10.Передача согласованного проекта правового акта в отдел организационной и контрольной работы администрации города производится с предоставлением его электронной копии.
Ответственность за идентичность текста электронной копии правового акта его бумажному варианту несет исполнитель, разработавший проект правового акта и представивший его электронную копию.
Электронная версия представленного проекта документа должна быть передана на дискете. На каждой дискете должен содержаться только один документ-проект представленного правового акта. Допускается размещение текста проекта правового акта и приложений к нему на отдельных файлах. Дискета не должна содержать вирусов и поврежденных участков. На каждой дискете обязательно указываются: заголовок документа, исполнитель (наименование структурного подразделения, организации, учреждения, фамилия, инициалы) и его служебный телефон.
Дискеты, не соответствующие предъявляемым требованиям, возвращаются исполнителю для устранения замечаний вместе с проектом правового акта на бумажной основе.
2.2.Подготовка и оформление правовых актов
администрации города Троицка
При подготовке организационно-распорядительных документов работники администрации города Троицка оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
2.2.1.Муниципальный правовой акт имеет следующие реквизиты:
Герб города Троицка.
Наименование органа местного самоуправления - АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТРОИЦКА - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Наименование вида правового акта - ПОСТАНОВЛЕНИЕ или РАСПОРЯЖЕНИЕ - отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан правовой акт. Точка в конце заголовка не ставится.
Например:
О внесении изменений в постановление
администрации города Троицка от 12.05.2009 N 860
"О переводе муниципальных общежитий города Троицка
в статус жилого дома"
Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 24 - 36 пт и печатается через межстрочный интервал 18 пт.
Текстовая часть правового акта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста правового акта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.
Например:
Часть IОбщие положения подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.
Например:
Подраздел I.Общие положения об обязательствах
Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Например:
Глава 5.Права, обязанности и ответственность
Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.
Например:
§ 1.Хозяйственные товарищества и общества
Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Например:
Статья 1.Общие положения.
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из должности, инициала имени и фамилии главы города Троицка. В случае если обязанности главы администрации города исполняет назначенное главой города должностное лицо, то указывается настоящая должность должностного лица.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа правового акта в нижней его части.
Образец оформления постановления администрации города Троицка приводится в Приложении N 1.
2.3.Бланки документов
2.3.1.Документы администрации города Троицка оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
30 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
2.3.2.В администрации города Троицка применяются следующие бланки:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа;
бланки структурных подразделений.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
2.3.3.Бланки с воспроизведением герба города Троицка изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу администрации города Троицка.
2.3.4.Для переписки внутри администрации города Троицка структурные подразделения используют бланки структурных подразделений.
2.3.5.Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
2.3.6.Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) главы города Троицка. Соответствующие предложения вносятся управляющим делами администрации города Троицка вместе с образцами предлагаемых бланков.
Образцы бланков приведены в Приложениях N 3 - 8.
2.4.Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в администрации города Троицка
При подготовке документов работники администрации города Троицка оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
2.4.1.Герб города Троицка помещают на бланках документов в соответствии с "Положением о гербе муниципального образования город Троицк Челябинской области", утвержденного решением Троицкого городского Совета депутатов от 19.09.2002 N 53.
2.4.2.Код администрации города Троицка проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
2.4.3.Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) администрации города Троицка проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.4.4.Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.4.5.Наименование органа местного самоуправления должно соответствовать его наименованию, указанному в Уставе города Троицка.
2.4.6.Справочные данные об администрации города Троицка включают почтовый адрес, номер телефонов, факсов, адрес электронной почты, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.
2.4.7.Наименование вида документа, создаваемого администрацией города Троицка, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
2.4.8.Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более юридическими лицами, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например: 14.03.2008
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2008 г.
2.4.9.Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.
2.4.10.Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.4.11.Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
2.4.12.Адресат.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Например:

                                                Правовое управление
                                          Правительства Челябинской области

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:

                                               Администрация города Троицка
                                                   Правовое управление
                                                  Заместителю начальника
                                                       И.И. Ивановой

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:

                                          Начальнику финансового управления
                                            администрации города Троицка
                                                    П.П. Петрову

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например:

                                               Администрация города Троицка
                                                   Челябинской области
                                               Климова ул., д. 7, г. Троицк
                                                Челябинской области 457100

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.
Например:

                                                  Смирновой А.А.
                                             Ленина ул., д. 5, кв. 35
                                       г. Троицк Челябинской области 457100

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
2.4.13.Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                                    УТВЕРЖДАЮ
                                              Глава города Троицка
                                       _______________ ____________________
                                       (личная подпись) (инициалы, фамилия)
                                                   00.00.0000

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

                                                    УТВЕРЖДЕНО
                                        постановлением главы города Троицка
                                                от 16.03.2008 N 243

Перечень документов администрации города Троицка, подлежащих утверждению, приведен в Приложении N 10.
2.4.14.Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция оформляется на отдельном листе с указанием наименования, регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (Приложение N 11).
2.4.15.Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы:
"о чем?" ("о ком?"), например:
Об изменении штатного расписания
"чего?" ("кого?"), например:
Должностная инструкция начальника отдела учета и отчетности администрации города Троицка
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.
2.4.16.Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
2.4.17.Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составления текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации - автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("распоряжаюсь", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("постановляем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");
от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");
от третьего лица единственного числа ("управление не возражает").
2.4.18.Отметка о наличии приложений.
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

    Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.
                2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

    Приложение: письмо Росархива от 05.06.2007 N 02-6/172
                и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

                                                    Приложение N 2
                                                    к постановлению
                                               администрации города Троицка
                                                   от 16.03.2009 N 243

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
2.4.19.Подпись.
Документы, направляемые в вышестоящие органы представительной, исполнительной и судебной власти, подписываются главой города Троицка или, по его поручению, первым заместителем.
Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются главой города Троицка, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
2.4.20.Согласование документа.
Согласование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам администрации города Троицка, должны быть завизированы ими.
Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника правового акта администрации города Троицка. На внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются
Начальник правового управления          Личная подпись          П.П. Волков
Дата

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа с органами местного самоуправления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.
Например:

СОГЛАСОВАНО
Начальник правового управления
администрации города Троицка   _________________ __________________________
                                (личная подпись)    (инициалы, фамилия)
00.00.0000

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "ЛИСТЕ СОГЛАСОВАНИЯ", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами администрации города Троицка;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
2.4.21.Оттиск печати.
Администрация города Троицка имеет печать с изображением Герба города Троицка Челябинской области, иные печати.
Оттиск печати с изображением герба города Троицка Челябинской области ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности указанных в Приложении N 9. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
2.4.22.Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Например:

Верно
Главный специалист по работе с кадрами     Личная подпись     А.П. Сидорова
Дата

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати администрации города Троицка.
2.4.23.Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

    Н.С. Максимова
    22222

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
2.4.24.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
2.4.25.Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в администрацию города Троицка содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
2.4.26.Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в администрации города Троицка.
2.5.Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
2.5.1.Распоряжение
2.5.1.1.Распоряжениями оформляются решения ненормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы администрации города Троицка.
Проекты распоряжений готовят и вносят подразделения на основании поручений главы города Троицка, его заместителей либо в инициативном порядке.
Проекты распоряжений по кадровым вопросам готовит специалист, отвечающий за работу с кадрами.
Обеспечение качественной подготовки проектов распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
Контроль за правильностью оформления проектов распоряжений осуществляет отдел организационной и контрольной работы.
2.5.1.2.Проекты распоряжений и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, управляющим делами, а также начальниками правового управления и отдела организационной и контрольной работы. Возражения по проекту распоряжения, возникающие при согласовании, излагаются в замечаниях, которые прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект распоряжения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты распоряжений, представляемые главе города на подпись, визируются заместителями в соответствии с распределением обязанностей.
2.5.1.3.Проекты распоряжений печатаются на стандартных бланках установленной формы. Распоряжения нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Распоряжения по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.
2.5.1.4.Копии распоряжений или их размноженные экземпляры заверяют печатью управления делами администрации города Троицка и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копии направляется также исполнителю и в отдел организационной и контрольной работы.
2.5.1.5.Распоряжение имеет следующие реквизиты:
Герб города Троицка.
Наименование органа местного самоуправления - администрации города Троицка.
Наименование вида документа - распоряжение.
Дата и номер распоряжения. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера распоряжения.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста распоряжения. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Например:
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в администрации города Троицка
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст распоряжения может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания распоряжения. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если распоряжение издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.
Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится распоряжение, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом распоряжения.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Распоряжения подписывает глава города Троицка, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.