Приложение к Постановлению от 18.05.2009 г № 895 Инструкция
Приложения к распоряжению подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанное распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.
Образец оформления распоряжения приведен в Приложении N 2.
2.5.2.Положение, правила, инструкция
2.5.2.1.Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции администрации города Троицка.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений правовых актов.
Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые главой города Троицка; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении администрации города Троицка.
2.5.2.2.Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.
2.5.2.3.Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке администрации города Троицка. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Образец оформления положения приведен в Приложении N 12.
2.5.3.Протокол
2.5.3.1.Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
2.5.3.2.В администрации города Троицка протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
2.5.3.3.Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются:
Председатель или Председательствующий
Секретарь
Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которая печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
2.5.3.4.Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
заместители главы города Троицка.
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
2.5.3.5.Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в администрации города Троицка.
2.5.3.6.Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает руководитель структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью управления делами администрации города Троицка.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью управления делами администрации города Троицка.
2.5.3.7.Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 14 или на общем бланке администрации города Троицка формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости) у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой.
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N " и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Образец оформления полного протокола приведен в Приложении N 13.
Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении N 14.
2.5.4.Служебные письма
2.5.4.1.Служебные письма готовятся:
как ответы о выполнении поручений Губернатора Челябинской области и Правительства Челябинской области;
как исполнение поручений Губернатора Челябинской области и Правительства Челябинской области по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции администрации города Троицка;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
2.5.4.2.Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией главы города Троицка на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции главы города Троицка. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
2.5.4.3.Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением герба города Троицка средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов местного самоуправления, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании органов местного самоуправления, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
2.5.4.4.Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например:
"Администрация города Троицка считает...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
2.5.4.5.Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе, в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
Часть III.Организация документооборота и исполнение документов
3.1.Организация документооборота
3.1.1.Движение документов в администрации города Троицка с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
3.1.2.Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации города Троицка, регламентируются настоящей инструкцией по делопроизводству, регламентом работы главы города Троицка, регламентом работы администрации города Троицка, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями.
3.2.Организация доставки документов
3.2.1.Доставка документов в администрации города Троицка осуществляется, как правило, средствами почтовой и электронной связи.
С помощью почтовой связи в администрации города Троицка доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
3.2.2.По каналам электронной связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.
3.3.Прием, обработка и распределение поступающих документов
3.3.1.Документы, поступающие в администрацию города Троицка на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляются сотрудниками управления организационной и контрольной работы.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольном журнале. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование организации - администрация города Троицка, дату и регистрационный номер.
3.3.2.Документы направляются управляющему делами администрации города Троицка для принятия решения о направлении документа на рассмотрение главой города или его заместителями, либо непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в управление организационной и контрольной работы, где в регистрационно-контрольный журнал вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
3.3.3.Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
3.3.4.Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается должностному лицу, которому она адресована.
3.3.5.При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение - исполнитель;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
3.3.6.Документы в электронном виде, поступающие в администрацию города Троицка, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и регистрация документов, поступивших на электронный адрес администрации города Троицка, осуществляется управлением организационной и контрольной работы в регистрационно-контрольном журнале.
3.4.Организация обработки и передачи отправляемых документов
3.4.1.Документы, отправляемые администрацией города Троицка, передаются почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом организационной и контрольной работы в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
С помощью средств электрической связи отдел организационной и контрольной работы осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указанием на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника управления организационной и контрольной работы.
3.5.Порядок прохождения внутренних документов
3.5.1.Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
3.5.2.Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в отдел организационной и контрольной работы, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.
3.5.3.Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов заверяются печатью управления делами и в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
3.5.4.Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольном журнале.
3.6.Работа исполнителей с документами
3.6.1.Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством администрации города Троицка или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
3.6.2.При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
Часть IV.Поисковая система по документам
4.1.Регистрация документов
4.1.1.Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
4.1.2.Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
4.1.3.Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.
4.1.4.Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Челябинской области, постановления главы администрации города Троицка, распоряжения главы администрации города Троицка по основной деятельности, распоряжения главы администрации города Троицка по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
Регистрации не подлежат поздравления, пригласительные билеты, средства массовой информации, реклама, учебные планы и программы.
4.1.5.Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Правительства Челябинской области, аппарата Губернатора Челябинской области, поступающие на рассмотрение главы города Троицка и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью главы города Троицка, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в управлении организационной и контрольной работы.
Документы, создаваемые по направлениям деятельности администрации города Троицка, могут регистрироваться в структурных подразделениях.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в управлении организационной и контрольной работы или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.
4.1.6.Документы регистрируются в регистрационно-контрольных журналах.
4.1.7.Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
Исходящим документам присваивается регистрационный номер, состоящий из индекса структурного подразделения и порядка регистрационного номера:
01 - глава города;
02 - первый заместитель главы города;
03 - заместитель главы города по капитальному строительству и архитектуре;
04 - заместитель главы города по социальным вопросам;
05 - заместитель главы города по экономике;
06 - управление социально-экономической политики администрации города;
07 - управление организационной и контрольной работы;
08 - управление учета и отчетности администрации города;
09 - правовое управление администрации города.
4.1.8.Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
4.1.9.Регистрация документов-ответов осуществляется в регистрационном журнале инициативных документов. Документу - ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
4.2.Организация поисковой системы по документам
4.2.1.Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в администрации города Троицка создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы могут создаваться как в традиционном, так и в электронном виде.
4.2.2.Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
4.2.3.Для создания поисковой системы печатается необходимое количество карточек, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.
4.2.4.Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности администрации города Троицка;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора резолюций;
классификатора исполнителей;
классификатора результатов исполнения документов;
номенклатуры дел.
4.2.5.В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.
4.2.6.Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности администрации города Троицка.
Часть V.Контроль исполнения документов
5.1.Порядок контроля и сроки исполнения документов в администрации города Троицка определяются настоящей инструкцией по делопроизводству, регламентом работы главы города Троицка, регламентом работы администрации города Троицка.
5.2.Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
5.3.Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых определен регламентом работы администрации города Троицка.
При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
5.4.Контроль исполнения обеспечивается определенным в регламенте работы администрации города структурным подразделением.
5.5.Структурное подразделение, обеспечивающее контроль исполнения, как правило, еженедельно представляет управляющему делами администрации города Троицка и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах в письменной форме.
5.6.Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Часть VI.Организация работы с документами в делопроизводстве
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив администрации города Троицка в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и Государственного комитета по делам архивов Челябинской области.
6.1.Составление номенклатур дел
6.1.1.Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации города Троицка, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2.При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться структурой администрации города Троицка, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
6.1.3.В администрации города Троицка составляются номенклатуры дел структурных подразделений, являющихся источниками комплектования архивного отдела администрации города Троицка и сводная номенклатура дел администрации города Троицка (приложение N 15).
6.1.4.Номенклатура дел администрации города Троицка составляется отделом организационной и контрольной работы при методической помощи архивного отдела администрации города Троицка.
6.1.5.Номенклатура дел администрации города подписывается управляющим делами, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется ЭК) администрации города Троицка, с ЭПК Государственного комитета по делам архивов Челябинской области, и утверждается главой города Троицка. Согласовывается номенклатура дел с ЭПК Государственного комитета по делам архивов не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре администрации города Троицка.
6.1.6.После утверждения номенклатуры дел подразделения администрации города, не являющиеся источниками комплектования архивного отдела получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.7.Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел делопроизводство. Второй используется в отделе организационной и контрольной работы в качестве рабочего. Третий - в архивном отделе администрации города Троицка.
6.1.8.Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.9.Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры администрации города Троицка.
6.1.10.Названиями разделов номенклатуры дел администрации города Троицка являются названия вида объединенных в нем документов или наименование структурного подразделения.
6.1.11.В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации города Троицка.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.12.Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации города Троицка цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название организации - администрации города Троицка или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности органов местного самоуправления (планы, списки, доклады, информации).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с организациями города Троицка о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Правительством Челябинской области по вопросам строительства и ремонта автомобильных дорог.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами муниципальных образований по вопросам социальной защиты населения.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с Уральской академией государственной службы (г. Челябинск) по вопросам подготовки кадров.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовые планы финансовых мероприятий.
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПК Государственного комитета по делам архивов Челябинской области срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.
6.1.13.Если в течение года в администрации города Троицка возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
6.1.14.По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
6.2.Формирование и оформление дел
6.2.1.Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2.Дела формируются в администрации города Троицка децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.
6.2.3.Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в управление организационной и контрольной работы или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
6.2.4.Контроль за правильным формированием дел осуществляется управлением организационной и контрольной работы.
6.2.5.При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
6.2.6.Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению правовых актов Губернатора Челябинской области, Правительства Челябинской области, главы города Троицка находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на правовой акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких правовых актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы администрации города Троицка и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
6.2.7.Дела администрации города Троицка подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками управления организационной и контрольной работы и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архивного отдела администрации города Троицка.
6.2.8.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 16); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 17); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 18); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
6.2.9.Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование - администрация города Троицка - указывается полностью, в именительном падеже; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела, - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел организации; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК Государственного комитета по делам архивов Челябинской области; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.