Приложение к Приказу от 01.12.2008 г № 735 Временная инструкция
Временная инструкция по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы мчс России I. общие положения
1.1.Временная инструкция по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования работы с документами в региональных центрах по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, органах, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны и задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций по субъектам Российской Федерации, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны, подразделениях федеральной противопожарной службы и Государственной инспекции по маломерным судам, аварийно-спасательных и поисково-спасательных формированиях, образовательных, научно-исследовательских, медицинских, санаторно-курортных и иных учреждениях и организациях, находящихся в ведении МЧС России (далее - территориальные органы, воинские части, организации системы МЧС России).
1.2.Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с несекретными документами, включая документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования), а также документы, поступающие по электронной почте.
Организация работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 3-1 (приказ МЧС России от 04.02.2004 N 05).
1.3.Настоящая Инструкция разработана в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст, Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 29.07.2008 N 425, другими нормативными правовыми актами по вопросам делопроизводства.
В территориальных органах, воинских частях, организациях системы МЧС России могут быть разработаны и согласованы с Административным департаментом МЧС России дополнения к настоящей Инструкции, отражающие специфику работы с документами в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России.
1.4.Инструкция утверждается приказом МЧС России.
1.5.Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, представленными на носителях всех видов. Регистрация, оформление документов и контроль их исполнения могут быть организованы с использованием электронно-вычислительной техники и программных средств, предназначенных для учета документов. При этом автоматизированные технологии обработки служебной документации должны соответствовать требованиям настоящей Инструкции.
1.6.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагается на начальников территориальных органов, командиров воинских частей, начальников (руководителей) организаций системы МЧС России.
1.7.Организацию и совершенствование документационного обеспечения управления, формирование и поддержание единой базы данных о документах, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов (совместно со структурными подразделениями, отвечающими за автоматизированную систему управления), контроль за соблюдением требований Инструкции, а также архивное хранение документов осуществляет штатное самостоятельное структурное подразделение территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, созданное для ведения делопроизводства (отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, общее отделение и т.д.).
Методическое руководство организацией делопроизводства в территориальных органах, воинских частях, организациях системы МЧС России осуществляет Центральный архив МЧС России совместно с Административным департаментом МЧС России.
1.8.Ведение делопроизводства в управлениях и самостоятельных отделах территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (далее - структурные подразделения) возлагается на одного или нескольких сотрудников структурного подразделения. Персональный список ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях и лиц, замещающих их на период временного отсутствия (болезнь, отпуск и т.п.) утверждается приказом начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России.
При увольнении ответственного за делопроизводство и назначении другого сотрудника в список вносятся соответствующие изменения по представлению руководителей структурных подразделений.
При наличии в структурном подразделении двух и более ответственных за делопроизводство между ними должны быть распределены должностные обязанности.
1.9.На сотрудников структурных подразделений, созданных для ведения делопроизводства, возлагаются следующие функции:
прием, учет и распределение поступающих документов;
передача документов на рассмотрение начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России и после получения соответствующей резолюции - исполнителям;
учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и отправка;
контроль за прохождением документов, подготовка руководству сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;
ведение статистического учета поступающих и создаваемых (исходящих и внутренних) документов <1>;
--------------------------------
<1> Учет количества документов производится по произвольной форме. За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно. Учет количества документов, как правило, производится ежемесячно и суммируется за год.
контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
разработка номенклатуры дел;
формирование, оформление, учет, хранение дел; подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению;
учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности, используемых в делопроизводстве;
учет печатей и штампов и контроль за их использованием (при отсутствии режимно-секретных органов);
проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами.
1.10.При необходимости, рабочее время на прием, отправку документов, работу с исполнителями и т.д. может быть регламентировано приказом о внутренней деятельности территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.
1.11.Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в документационном обеспечении управления, отражаются в должностных обязанностях (инструкциях), должностных регламентах.
1.12.Выполнение требований настоящей Инструкции является обязательным для всех работников территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.
Структурному подразделению, созданному для ведения делопроизводства территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, предоставляется право возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушениями требований настоящей Инструкции.
1.13.Структурные подразделения, созданные для ведения делопроизводства, должны размещаться в изолированных помещениях, при необходимости оборудованных тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещений должны иметь надежные замки и сигнализацию, выведенную на пульт управления дежурного (пункт охраны).
Ведение делопроизводства в других структурных подразделениях разрешается в общих комнатах этих подразделений.
1.14.Работа с документами в нерабочее время допускается только с разрешения соответствующего начальника (руководителя).
Работа с документами и хранение их за пределами служебных помещений запрещается.
Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.15.Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудник структурного подразделения обязан передать через ответственного за ведение делопроизводства находящиеся у него на исполнении документы другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения.
При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы ответственному за ведение делопроизводства.
1.16.Сотрудники подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
Об утрате служебного документа необходимо немедленно поставить в известность ответственного за ведение делопроизводства и начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России.
1.17.Сотрудниками структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, периодически проводятся проверки организации работы с документами в структурных подразделениях территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, а также в организациях, подчиненных территориальным органам. По итогам проверок составляются справки, в которых отражаются выявленные недостатки и устанавливается срок для их устранения, по истечении которого руководители структурных подразделений, подчиненных организаций обязаны представить начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России доклад об устранении недостатков.
1.18.Принятые на работу сотрудники в течение одного месяца после назначения на должность должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.
1.19.Структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, должно находиться в постоянной готовности для работы в условиях перехода с мирного на военное время. Основной задачей готовности является обеспечение вывоза и сохранности документов, бесперебойная работа с ними, своевременная передача в архив и уничтожение ненужных документов.
С этой целью в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС должны быть разработаны (при методической помощи Центрального архива МЧС России) описи дел, вывозимых по месту размещения, необходимых для дальнейшей работы, и описи дел, подлежащих уничтожению и передаче в Центральный архив МЧС России.
1.20.В структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, должна быть разработана инструкция сотрудникам по действиям при переводе с мирного на военное время, которая утверждается начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.
II.Прием и регистрация поступающей корреспонденции
2.1.Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производится в структурных подразделениях, созданных для ведения делопроизводства <1>.
--------------------------------
<1> Прием и регистрация поступающей корреспонденции производится также в территориальных органах государственного пожарного надзора главных управлений МЧС России по субъектам Российской Федерации в соответствии с приказом МЧС России от 01.10.2007 N 517 "Об утверждении Административного регламента Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по исполнению государственной функции по надзору за выполнением федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, организациями, а также должностными лицами и гражданами установленных требований пожарной безопасности".
2.2.Все конверты с документами вскрываются, за исключением писем с пометкой "лично" (конверты, поступившие в адрес территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России от граждан, в том числе адресованные конкретным должностным лицам с пометкой "лично", подлежат вскрытию с соблюдением требований Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной приказом МЧС России от 31.01.2007 N 45 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 20 февраля 2007 г., регистрационный N 8970).
При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки и целостность вложений. При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах по установленной форме (приложение N 1). Один экземпляр акта направляется отправителю, второй остается в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа, а также при поступлении обращений граждан и доплатных писем.
2.3.В нерабочее время (вечернее и ночное время, в выходные и праздничные дни) прием служебной корреспонденции осуществляет дежурный по территориальному органу, воинской части, организации системы МЧС России. В случае отсутствия дежурного порядок приема корреспонденции в нерабочее время определяет начальник (руководитель) организации системы МЧС России.
Все поступившие пакеты дежурный учитывает в журнале учета (приложение N 2) и затем передает (не вскрывая пакеты) в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства. О получении срочных пакетов дежурный докладывает начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России.
Принимаемые телефонограммы записываются дежурным в книгу учета телефонограмм. Принятые телефонограммы дежурный докладывает должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге. При необходимости текст телефонограммы печатается и представляется начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России.
2.4.Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Не регистрируются, как правило, первичные документы бухгалтерского учета, плакаты, рекламные проспекты, поздравительные письма, приглашения, периодические издания и т.д.
2.5.На зарегистрированных документах, как правило, в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются номер, дата поступления и количество листов документа. На телеграммах и срочных документах указывается время их поступления. Допускается проставлять штамп на оборотной стороне документа в случае, если на лицевой стороне отсутствует свободное место.
Регистрационные штампы, применяемые в территориальных органах, воинских частях, организациях системы МЧС России, должны соответствовать образцам, приведенным в Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в системе МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 15.11.2004 N 516ДСП.
2.6.Учет (регистрация) поступающих документов производится в журнале (приложение N 3) или в автоматизированной системе, применяемой в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России для ведения делопроизводства и контроля исполнения документов (далее - автоматизированная система).
Поступающие распорядительные документы вышестоящих организаций могут учитываться в соответствующих журналах отдельно от других документов (приложение N 4). При этом к учетному номеру документа может быть добавлен буквенный индекс, например "Р" (распорядительные документы).
Регистрационный номер присваивается документам в нарастающем порядке в течение года.
2.7.После регистрации входящая корреспонденция передается на рассмотрение начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России.
При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России по решению должностного лица, которому предоставлено это право соответствующим начальником (руководителем), командиром.
На зарегистрированные документы могут составляться проекты резолюций должностным лицом, которому начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России предоставлены на это соответствующие полномочия. В этом случае проекты резолюций оформляются на бланках (приложение N 5) и прикладываются к соответствующим документам. При этом в левом нижнем углу бланка с текстом резолюции указывается регистрационный номер, присвоенный документу, по которому дается поручение.
2.8.Рассмотренные начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России документы передаются в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, для внесения резолюций и отметок о контроле в соответствующие журналы или автоматизированную базу данных. Затем документы передаются в соответствии с резолюциями на исполнение в структурные подразделения. При этом в учетных журналах или автоматизированной базе данных делается соответствующая отметка о передаче документов.
2.9.Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях.
Как правило, ответственному исполнителю (указанному в резолюции первым) направляется подлинник документа, остальным исполнителям (соисполнителям) направляются копии.
Ответственный исполнитель организует исполнение документа и несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документов.
Соисполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
2.10.Категорически запрещается передача документов на исполнение или ознакомление непосредственно из одного структурного подразделения в другое, минуя структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства.
2.11.Прием и учет поступивших в структурное подразделение документов осуществляет ответственный за делопроизводство структурного подразделения.
Документы, поступившие из других организаций непосредственно в структурное подразделение (незарегистрированные), должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства.
2.12.Поступившие в структурное подразделение документы докладываются руководителю подразделения и в соответствии с его резолюцией передаются исполнителям.
Отметки о прохождении и исполнении документов в подразделении проставляются ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем журнале учета (приложение N 3).
2.13.Исполненные документы передаются исполнителями ответственному за ведение делопроизводства для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Подшивка должна производиться периодически, по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапливание и длительное хранение не подшитых документов.
2.14.Карты, схемы, чертежи, магнитные носители информации, которые невозможно или нецелесообразно подшивать в дела, учитываются в журналах инвентарного учета (приложение N 6) и хранятся в тубусах, специальных коробках, конвертах и т.д.
2.15.Служебные (типографские) издания учитываются в журналах учета служебных изданий (приложение N 7), независимо от того, поступили они с сопроводительными письмами или без них. Сопроводительные письма учитываются в журнале регистрации входящих документов и на них указывается, под каким номером учтены эти издания в журнале учета.
2.16.Документы, поступающие по каналам факсимильной связи, передаются в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, для регистрации. Документу, поступающему вслед за его факсимильной копией, присваивается впоследствии тот же регистрационный номер, что и его копии.
В связи с тем, что текст факсимильной копии недолговечен, рекомендуется с факсимильной копии документа изготавливать ксерокопию до передачи на регистрацию.
2.17.Документы, поступившие по электронной почте, распечатываются, регистрируются и докладываются соответствующему начальнику (руководителю) как обычные документы на бумажном носителе. При поступлении по электронной почте документа большого объема, допускается распечатывать сопроводительное письмо (или первый лист документа), остальная часть документа переносится на дискету (диск), передается на регистрацию и докладывается начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России.
III.Регистрация и отправка исходящих документов.
Регистрация внутренних документов
3.1.Регистрация и отправка исходящих документов осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Срочная корреспонденция отправляется немедленно.
3.2.Документы, передаваемые исполнителями для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, изложенными в разделе IV настоящей Инструкции.
3.3.Сотрудник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, при приеме документов для регистрации и отправки проверяет правильность оформления и адресования документа, наличие всех приложений к ним, идентичность подписи указанной должности, наличие фамилии и номера телефона исполнителя документа, наличие указателя рассылки документа (при необходимости) и необходимого количества копий.
При направлении письма более чем в четыре адреса исполнителем составляется указатель рассылки и готовится необходимое количество копий. Порядок подготовки и оформления указателя рассылки устанавливается соответствующим распорядительным документом, издаваемым в каждом органе управления, воинской части, организации системы МЧС России.
Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для доработки.
3.4.Регистрация документов производится в журналах учета установленной формы (приложение N 8) в день их приема от исполнителей.
Исходящий номер документа (письма) состоит из порядкового номера, проставляемого в нарастающем порядке в течение года, и индекса дела по номенклатуре дел, в которое документ будет подшит. Например, N 23-3-5, где 23 - порядковый номер документа, 3-5 - индекс дела по номенклатуре дел.
3.5.Корреспонденция принимается к отправке не законвертованной.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие номера всех вложенных документов.
3.6.Корреспонденция отправляется, как правило, по реестрам, которые хранятся в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, в течение двух лет и являются учетно-справочными документами.
Примерная форма реестра представлена в приложении N 9 к настоящей Инструкции.
3.7.В случае отправки копии документа по каналам факсимильной связи или по электронной почте, оригинал при необходимости досылается почтой.
3.8.Обязательной регистрации подлежат документы, создаваемые и используемые внутри территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (внутренние документы). Регистрационные номера этим документам присваиваются в пределах каждой регистрируемой группы.
3.8.1.Протоколы заседаний коллегии, совещаний у начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России, другие виды протоколов регистрируются, как правило, в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, либо в том структурном подразделении, которому поручено оформление протоколов. Регистрационный номер присваивается отдельно по каждому виду протокола и представляет собой очередной порядковый номер. Дата оформляется цифровым способом.
Номер протокола совместного заседания состоит из порядковых номеров протоколов по каждому виду заседаний или организаций - участников заседания, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.
Протоколы совещаний у руководителей структурных подразделений оформляются и регистрируются в этих подразделениях.
3.8.2.Приказы и распоряжения по основной деятельности регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства отдельно в пределах каждой группы документов. Регистрационный номер приказов и распоряжений по основной деятельности представляет собой порядковый номер, проставляемый нарастающим итогом в пределах года.
3.8.3.При регистрации приказов о командировании к порядковому номеру добавляется индекс "км", например, N 25-км.
3.8.4.Утвержденные планы основных мероприятий территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Регистрационный номер проставляется следующим образом, например: N 1-5-2, где: 1-5 индекс дела по номенклатуре дел, 2 - порядковый номер документа в пределах регистрируемой группы (планы).
3.8.5.Акты проверок подчиненных организаций, приема-передачи дел и должности и другие виды актов регистрируются, как правило, в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Регистрационный номер проставляется аналогично п. 3.8.4 настоящей Инструкции.
3.8.6.Докладные и служебные записки, представляемые начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России, по вопросам основной деятельности регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, после оформления соответствующей резолюции.
Докладные, служебные записки, подписанные руководителем структурного подразделения и направляемые руководителям других структурных подразделений, регистрируются ответственным за делопроизводство в структурном подразделении в соответствии с требованиями, предъявляемыми к регистрации исходящих писем.
3.8.7.Рапорты, заявления о предоставлении отпуска, отгула, об убытии в командировку и т.д. регистрируются в структурном подразделении по работе с кадрами.
Рапорты, заявления по личным вопросам (не содержащим жалобу), регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Регистрационный номер проставляется (до представления соответствующему начальнику, командиру, руководителю) в соответствии с п. 3.4 настоящей Инструкции.
3.8.8.Регистрация договоров, оплата по которым производится за счет средств федерального бюджета, производится в финансовом подразделении.
3.8.9.Регистрация соглашений и договоров о совместной деятельности (кроме указанных в п. 3.8.8 настоящей Инструкции) осуществляется в юридической службе территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.
Дата и регистрационный номер совместного соглашения, договора проставляется ниже подписей от левого поля.
IV.Общие требования к оформлению документов
4.1.Бланки документов
4.1.1.Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм).
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
4.1.2.Для подготовки и оформления документов в территориальных органах, воинских частях, организациях системы МЧС России применяются следующие бланки с продольным и угловым расположением реквизитов.
Бланки с продольным расположением реквизитов (приложения N 10, 11, 12) используются для оформления распорядительных документов и протоколов совещаний, а также для оформления служебных писем в тех случаях, если использование этого вида бланка закреплено в учредительных документах организации системы МЧС России.
Бланки с угловым расположением реквизитов (приложение N 13, 14) используются для оформления служебных писем, справок и т.д.
4.1.3.Бланки должны быть изготовлены либо полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне, либо с использованием имеющихся в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России технических средств (множительной и компьютерной техники). При этом для подготовки исполнителями документов на бланках в электронном виде необходимым условием является единообразная форма бланка во всех компьютерах исполнителей территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.
Изображение углового штампа на бланке должно строго соответствовать требованиям Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в системе МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 15.11.2004 N 516ДСП.
4.1.4.Применяемые в деятельности территориальных органов, воинских частей, организаций системы МЧС России бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, а также бланки документов, удостоверяющих личность; трудовых книжек и вкладышей к ним; воинских перевозочных документов; чековых, квитанционных и расчетных книжек и другие бланки документов, расходование которых предусмотрено с поэкземплярным учетом, относятся к бланкам строгой отчетности.
4.1.5.Бланки строгой отчетности подлежат обязательному учету в журналах (приложение N 15) раздельно по видам бланков. Учет расходования этих бланков ведется в том структурном подразделении, в котором они используются. Журналы учета бланков строгой отчетности включаются в номенклатуру дел.
4.1.6.Для уничтожения испорченных в процессе работы бланков создается комиссия в составе не менее трех человек.
Непосредственное уничтожение бланков производится один раз в квартал членами комиссии путем сжигания или переработки на бумагорезательных машинах, о чем составляется соответствующий акт (приложение N 16).
Акты об уничтожении бланков строгой отчетности подшиваются в дело, которое должно быть обязательно включено в номенклатуру дел.
Акты об уничтожении бланков строгой отчетности должны иметь собственную нумерацию, отличную от нумерации актов об уничтожении дел и документов.
После уничтожения бланков строгой отчетности в журналах учета проставляется отметка об уничтожении бланков с указанием номера акта.
4.2.Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
4.2.1.Создаваемые в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России документы печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows версии от 6.0 и выше шрифтом Times New Roman размером 12, 13, 14, 15 одинарным или полуторным межстрочным интервалом. В отдельных случаях межстрочные интервалы могут быть изменены.
Для выделения части текста документа, заголовков, примечаний могут использоваться жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.
Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь размеры полей, не менее, мм:
левое 25 правое 10 верхнее 20 нижнее 20
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки начиная со второй страницы. Первая страница документа или приложения не нумеруется.
4.2.2.Обязательными реквизитами оформления документов являются: эмблема МЧС России, полное и краткое наименование территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, название документа, заголовок, дата документа, индекс, текст, визы, подпись, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В необходимых случаях документы могут иметь дополнительные реквизиты: адресат, резолюция, гриф утверждения, гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложения, отметка о поступлении и др.
Перечень реквизитов документов и схемы их расположения представлены в приложениях N N 17, 18, 19 к настоящей Инструкции.
4.2.3.Эмблема МЧС России изображается на бланках в соответствии с Положением о геральдическом обеспечении Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденным приказом МЧС России от 19.01.2004 N 17), и располагается над серединой реквизита "Наименование организации".
4.2.4.В реквизите "Наименование организации" указывается действительное или условное наименование, присвоенное территориальному органу, воинской части, организации системы МЧС России. Ниже располагается сокращенное наименование (в скобках), если оно закреплено в учредительных документах.
Над наименованием территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России помещается сокращенное наименование МЧС России.
4.2.5.Реквизит "Справочные данные" включает почтовый адрес, номера телефонов, факсов, телетайпа, адрес электронной почты, а также может содержать другие необходимые сведения: идентификационный номер налогоплательщика, номера счетов в банках и др.
Почтовый адрес указывается в следующем порядке: название улицы, номер дома, название города, почтовый индекс.
4.2.6.Наименование вида документа указывается на каждом документе, за исключением письма.
4.2.7.Датой распорядительного документа и письма является дата его подписания, для протокола - дата проведения заседания, для акта - дата события, зафиксированного в документе. Для утверждаемого документа (регламент, план, положение, отчет, акт) - дата утверждения.
Дата утверждаемого документа проставляется должностным лицом, утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
4.2.7.1.Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 марта 2008 года следует оформить 05.03.2008.
4.2.7.2.При оформлении финансовых документов в необходимых случаях допускается также словесно-цифровой способ оформления даты, например: 05 марта 2008 г.
4.2.7.3.При ссылке в тексте документа на дату другого документа ее следует оформлять следующим образом:
для документа, изданного до 1999 года включительно, день месяца, месяц и год оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точками, например, дату 12 мая 1999 года следует оформить 12.05.99;
для документов, изданных в 2000 году и последующих годах, дата указывается в соответствии с п. 4.2.7.1 настоящей Инструкции.
Ссылку на даты законодательных актов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации следует оформлять в том виде, в котором они были официально зарегистрированы.
4.2.8.Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Порядок проставления регистрационных номеров документов указан в п. 3.4 настоящей Инструкции.
Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.
4.2.9.Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письма, справки, докладные записки и др.), и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
4.2.10.Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в верхнем правом углу (выше реквизита "адресат", если он имеется) с указанием номера экземпляра документа на второй строчке.
Например:
Для служебного пользования
Экз. N _____4.2.11.В реквизит "Адресат" входит совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.
Служебные документы могут быть адресованы в организации, структурные подразделения организаций, должностным лицам.
При направлении служебного документа в организацию или структурное подразделение организации без указания должностного лица наименование адресата пишется в именительном падеже.
Например:
МЧС России
Административный департаментПри направлении документа руководителю организации (заместителю руководителя организации) ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Инициалы должностного лица указываются перед фамилией.
Например:
Начальнику Южного регионального
центра по делам гражданской
обороны, чрезвычайным ситуациям
и ликвидации последствий
стихийных бедствий
И.О. ФамилияПри направлении служебного документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность (при необходимости - воинское звание) и фамилия адресата - в дательном падеже.
Например:
МЧС России
Директору Департамента
кадровой политики
И.О. ФамилияДопускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Например:
МЧС России
Директору Департамента
кадровой политики
И.О. ФамилияЕсли служебное письмо адресуется руководителям однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Начальникам главных управлений
МЧС России по субъектам
Российской Федерации
Южного федерального округаВ состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи <1>:
--------------------------------
<1> Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например:
Государственное учреждение
"Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и
архивного дела"
Профсоюзная ул., д. 82,
г. Москва, 117393Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов исполнителем составляется указатель рассылки документа и прикладывается к нему.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
Калинину И.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12
г. Липки, Киреевский район,
Тульская область, 301264На конвертах адрес адресата пишется в нижней правой части почтового конверта, адрес отправителя - в левой верхней части.
4.2.12.На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности (при необходимости - воинского звания) лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Южного регионального
центра по делам гражданской обороны,
чрезвычайным ситуациям и
ликвидации последствий
стихийных бедствий
личная подпись И.О. Фамилия
10.03.2008Допускается центрировать каждую строку реквизита "Гриф утверждения документа" относительно самой длинной строки. Все составные части грифа утверждения печатаются одинарным межстрочным интервалом.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Южного регионального центра
по делам гражданской обороны,
чрезвычайным ситуациям и ликвидации
последствий стихийных бедствий
от 15.03.2000 N 14или:
УТВЕРЖДЕНО
Решением коллегии Южного регионального
центра по делам гражданской обороны,
чрезвычайным ситуациям и ликвидации
последствий стихийных бедствий
от 10.02.2006 N 14.2.13.Резолюция - реквизит документа, в котором содержится указание по исполнению документа, определяются должностные лица, которым поручается выполнение задания, разработка планов, предложений и др.
Резолюция может быть написана от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте или оформлена на специальном бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение N 5).
Резолюция включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись, расшифровку подписи и дату.
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение поручения считается должностное лицо, названное первым в резолюции. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Ответственный исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
4.2.14.Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?", например: "Об утверждении...", "О командировании...", "О создании...".
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Заголовок не составляется к телеграммам, а также к текстам документов, оформленных на бланках формата A5.
Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал.
4.2.15.Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
4.2.16.Реквизит "Отметка о наличии приложений" отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля и оформляется следующим образом.
Если приложение названо в тексте документа, то отметка о его наличии имеет вид:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются в последовательном порядке по мере ссылки на них в тексте документа, например:
Приложение: 1. Замечания по проекту инструкции... на 1 л. в 1 экз. 2. Справка о документообороте... на 3 л. в 1 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 N 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса или только в адрес, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
или:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в адрес.
Если приложение сброшюровано, то указывается только количество экземпляров одним из способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет, например:
Приложение: в 3 экз.
или:
Приложение: Техническое задание на разработку... в 2 экз.
4.2.17.Реквизит "Подпись" отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.
Документы, направляемые в вышестоящие организации, органы представительной и судебной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, подписываются начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России или лицом, исполняющим его обязанности в установленном порядке. Документы, направляемые в подчиненные и другие организации, подписываются должностными лицами территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России в соответствии с предоставленными им полномочиями.
Право подписи документов должно быть регламентировано приказом о внутренней деятельности территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.
Документы коллегиального органа подписываются в соответствии с Положением об этом органе.
На документах, оформленных на бланках с наименованием территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, в состав реквизита "Подпись" входит наименование должности лица, подписавшего документ (при необходимости - воинское звание); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля одинарным межстрочным интервалом. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Например:
Начальник Главного управления Личная подпись И.О. Фамилия
Если документ оформлен не на бланке, реквизит "подпись" оформляется следующим образом:
Начальник Главного управления МЧС России по Московской области Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например (если документ оформлен на бланке):
Начальник регионального центра Личная подпись И.О. Фамилия Главный бухгалтер Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границей текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей на одном уровне.
При подписании документов, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия Члены комиссии Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности в установленном порядке. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (допускается внесение исправлений от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
В случае возложения на военнослужащего исполнения обязанностей временно отсутствующего начальника (командира) на документах перед наименованием должности указывается "врио" (временно исполняющий обязанности). Если на военнослужащего возложено временное исполнение обязанностей по воинской должности, которая вакантна, то при подписании документа указывается "врид" (временно исполняющий должность).
4.2.18.Согласование проекта документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его нормативным правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководителем подразделения, в котором готовился проект документа, а также руководителями заинтересованных структурных подразделений.
4.2.19.Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.
При отсутствии возражений проект документа визируется должностным лицом в пределах его полномочий.
При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись Расшифровка подписи Дата
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник (первый экземпляр) которого остается в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России (приказы, распоряжения, решения и протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний, другие виды документов) визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего (подписного) листа подлинника документа.
На отправляемых (исходящих) документах визы проставляются на втором экземпляре документа (подшиваемом в дело) на лицевой стороне последнего листа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования (приложение N 20), в этом случае лист согласования документа является неотъемлемой частью документа. Допускается также полистное визирование документа и его приложений.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному визированию.
Согласование проекта документа с другими организациями (внешнее согласование) оформляется грифом согласования.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО Начальник Центрального архива МЧС России Личная подпись И.О. Фамилия Дата
Если согласование осуществляется письмом, протоколом, решением, гриф согласования оформляется по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства
финансов Российской Федерации
от 30.10.2007 N 451/24
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
чрезвычайной страховой компании
от 21.06.2008 N 10
Гриф согласования документа располагается на лицевой стороне служебного документа ниже подписи от левого поля.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается", в этом случае лист согласования документа является неотъемлемой частью документа.
4.2.20.Реквизит "Печать".
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и наименованием территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, как правило, обозначаемом символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи.
4.2.21.Отметка о заверении соответствия копии документа подлиннику проставляется ниже реквизита "Подпись" от левого поля и состоит из заверительной надписи "Верно", наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения, например:
Верно Наименование должности личная подпись И.О. Фамилия 10.05.2008
4.2.22.Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа (на распорядительных документах - на оборотной стороне) в левом нижнем углу. Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:
И.В. Петров
924-45-67
4.2.23.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ, дату и подпись исполнителя или должностного лица, принявшего это решение.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
4.2.24.Отметка о поступлении документа (регистрационный штамп) содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
4.2.25.Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу на лицевой стороне последней страницы или на каждом листе документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.