Приложение к Постановлению от 20.06.2006 г № 122 Рекомендация
Методические рекомендации проведения внутриведомственного контроля структурными подразделениями администрации города Чебоксары — главными распорядителями средств бюджета города Чебоксары (далее рекомендации)
Настоящие рекомендации разработаны с целью обеспечения единого подхода к проведению внутриведомственного контроля структурными подразделениями администрации города Чебоксары, являющиеся главными распорядителями бюджетных средств (далее главные распорядители) и имеющие право распределять бюджетные средства по подведомственным распорядителям и получателям средств бюджета города Чебоксары.
На главных распорядителей средств бюджета города Чебоксары в соответствии со статьями 158 и 269 Бюджетного кодекса Российской Федерации, ст. 78 Положения о бюджетном устройстве и бюджетном процессе в городе Чебоксары, утвержденного решением Чебоксарского городского Собрания депутатов от 27.10.2004 N 1420, возложен контроль за использованием бюджетных средств распорядителями, бюджетными учреждениями, муниципальными унитарными предприятиями и другими получателями бюджетных средств (далее - организации), в части обеспечения целевого использования бюджетных средств, своевременного их возврата, предоставления отчетности, выполнения заданий по предоставлению муниципальных услуг.
Внутриведомственный контроль - контроль за деятельностью организаций, результатом которой выступают конкретные бюджетные услуги, эффективным использованием материальных, финансовых ресурсов (бюджетных и внебюджетных), целевым использованием бюджетных средств, правильностью постановки бухгалтерского учета и предоставлением отчетности, который осуществляется главными распорядителями путем проведения проверок в порядке, предусмотренном настоящими рекомендациями.
Под нецелевым использованием средств в данных рекомендациях понимается такое их использование, которое не приводит к результатам, то есть выполнению показателей бюджетных услуг и критериев их качества, доведенных до организаций главными распорядителями (далее - бюджетные услуги), которые предусмотрены при их предоставлении, или приводит к этим результатам, но сопровождается неправомерными действиями или событиями, неправомерность которых закрепляется в правовых актах, в заключенных договорах или в решениях полномочных органов, определяющих целевой характер выделяемых средств.
1.Общие положения
Проверки финансово-хозяйственной деятельности организаций проводятся всесторонне, то есть комплексно и осуществляются главными распорядителями не реже одного раза в два года.
При проверке также оценивается степень выполнения показателей бюджетных услуг, установленных организациям главными распорядителями на основе программно-целевого метода планирования, с целью повышения их ответственности за достижение конечного результата с наименьшими затратами бюджетных средств и наилучшим качеством, то есть повышения эффективности и результативности деятельности учреждений и организаций.
При необходимости проводятся тематические и внеплановые проверки.
При проведении проверок главные распорядители обязаны строго руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Конституцией Чувашской Республики, федеральными законами, законами Чувашской Республики, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации и Президента Чувашской Республики, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации и Кабинета Министров Чувашской Республики и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Чувашской Республики и нормативными правовыми актами города Чебоксары, приказами, инструкциями и настоящими рекомендациями; неукоснительно соблюдать интересы государства; принимать меры по устранению нарушений муниципальной дисциплины в области финансов, бухгалтерского учета, ценообразования и др.; быть объективными, оказывать практическую помощь проверяемым организациям в улучшении их финансово-хозяйственной деятельности.
2.Цель и задачи проверки
Проверки представляют собой систему обязательных контрольных действий по проверке законности и обоснованности совершенных в проверяемом периоде хозяйственных и финансовых операций, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, определению экономичности и эффективности использования трудовых, материальных и финансовых ресурсов (бюджетных и внебюджетных - отдельно и в совокупности), а также законности действий руководителя и главного бухгалтера и иных лиц, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации, Чувашской Республики и иными нормативными актами возложена ответственность за их осуществление, а также единичное контрольное действие или исследование состояния дел на определенном участке деятельности проверяемых организаций по оценке выполнения показателей бюджетных услуг и критериев их качества.
Проверки должны обеспечить выявление и мобилизацию имеющихся у организаций финансовых, материальных и трудовых резервов; повышение эффективности и качества их работы; усиление режима экономии в использовании ими материальных и финансовых средств; укрепление муниципальной дисциплины в области финансов, бухгалтерского учета, ценообразования и др., а также способствовать оперативному реагированию и принятию управленческих решений по улучшению их финансово-хозяйственной деятельности.
Проверка финансово-хозяйственной деятельности организаций осуществляется по следующим направлениям:
соответствие осуществляемой деятельности действующему законодательству и учредительным документам;
выполнение показателей бюджетных услуг и критериев их качества, доведенных главными распорядителями;
наличие жалоб на качество и своевременность оказываемых бюджетных услуг;
использование бюджетных средств по целевому назначению;
рациональность организационной структуры;
обоснованность расчетов сметных назначений;
исполнение смет доходов и расходов и соблюдение лимитов бюджетных обязательств;
организация размещения заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для муниципальных нужд;
обеспечение сохранности денежных средств и материальных ценностей;
эффективность распоряжения бюджетными и внебюджетными средствами и муниципальным имуществом;
законность и обоснованность хозяйственных и финансовых операций, правильность их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, в том числе с основными средствами и нематериальными активами и инвестициями;
анализ бухгалтерской отчетности по составу и содержанию;
обоснованность операций с денежными средствами и ценными бумагами, расчетных и кредитных операций;
полнота и своевременность расчетов с бюджетом;
расчеты по оплате труда и прочие расчеты с работниками организации;
обоснованность произведенных затрат, связанных с текущей деятельностью, и затрат капитального характера;
соблюдение общестроительных нормативов при проведении строительных работ (новое строительство, реконструкция, капитальный и текущий ремонт);
проведение проверки фактически выполненных объемов строительных работ (контрольные обмеры, экспертиза качества работ);
формирование финансовых результатов и их распределение;
достоверность отчетов о проведенной самооценке результативности и эффективности, предоставляемых организацией главному распорядителю.
3.Подготовка к проверке
Комплексные проверки организаций проводятся на основе годовых планов, утверждаемых до начала года руководителем или уполномоченным на то лицом администрации города Чебоксары.
Проверки, проводимые главными распорядителями, проводятся на основе годовых планов, утвержденных руководителем - главным распорядителем.
Для проведения проверки удостоверением (приказом или распоряжением) назначается группа специалистов из экономических и других служб, состав которой и срок проведения проверки определяются с учетом объема предстоящих работ, вытекающих из конкретных задач проверки и особенностей проверяемой организации, и, как правило, срок проведения проверок не должен превышать 45 календарных дней.
Продление первоначально установленного срока проверки осуществляется руководителем - главным распорядителем по мотивированному представлению руководителя проверяющей группы.
К проверкам могут быть привлечены высококвалифицированные специалисты других структурных подразделений администрации города Чебоксары, а также других учреждений и органов исполнительной власти Чувашской Республики (по согласованию).
Проведению проверки предшествуют тщательная подготовка и изучение действующих законодательных, нормативных правовых актов, показателей бюджетных услуг и критериев их качества, отчетных и статистических данных, характеризующих деятельность и финансовое состояние организации, материалов предыдущей проверки.
На основе изученных материалов для каждой проверки разрабатывается и утверждается конкретная программа по направлениям, определенным в разделе 2 настоящих рекомендаций, с указанием основных вопросов и сроков их выполнения, а также участвующих в ней специалистов. Программа составляется руководителем проверяющей группы и утверждается руководителем - главным распорядителем или им уполномоченным лицом.
Руководитель проверяющей группы до начала проверки знакомит ее участников с содержанием программы проверки под роспись.
Программа проверки в ходе ее реализации может быть изменена или дополнена только по согласованию с лицом ее утвердившим (или иным, уполномоченным лицом) путем внесения в программу соответствующих изменений и дополнений.
Проверка проводится за период деятельности организации, истекший после предыдущей проверки до момента настоящей проверки, а при выявлении злоупотреблений и за более продолжительный период.
Проведение проверок сохранности муниципальных средств по мотивированным постановлениям, требованиям правоохранительных органов осуществляется в соответствии с перечнем вопросов подлежащих проверке (с указанием периода проверки), утвержденным правоохранительным органом.
4.Организация и проведение проверки
До начала проверки руководитель проверяющей группы должен предъявить руководителю организации, подлежащей проверке, полномочия на право проведения проверки (удостоверение о проверке), обязан ознакомить руководителя и главного бухгалтера с утвержденной программой проверки, представить всех участников проверяющей группы и решить организационно-технические вопросы.
Руководитель проверяемой организации обязан создать надлежащие условия для проверки - предоставить помещение, оргтехнику, услуги связи, канцелярские принадлежности и т.д.
Участники проверяющей группы, исходя из программы проверки, определяют необходимость и возможность применения тех или иных контрольных действий, приемов и способов получения информации, аналитических процедур, объема выборки данных из проверяемой совокупности документов, обеспечивающих надежную возможность сбора требуемых сведений и доказательств.
Участники проверяющей группы принимают меры к тому, чтобы ответственные лица присутствовали при проверке вверенных им ценностей, контрольных обмерах выполненных работ или других аналогичных действиях, направленных на проверку деятельности материально-ответственных лиц.
При выявлении фактов злоупотребления или порчи имущества по требованию руководителя проверяющей группы руководитель проверяемой организации, в соответствии с действующим законодательством, обязан организовать проведение инвентаризации денежных средств и материальных ценностей. Дата проведения и участки (объем) инвентаризации устанавливаются руководителем проверяющей группы по согласованию с руководителем проверяемой организации.
Проверка выполнения показателей бюджетных услуг осуществляется путем проверки фактического выполнения всех показателей бюджетной услуги, установленных главным распорядителем.
В случае отказа работниками проверяемой организации предоставить необходимые документы либо возникновения иных препятствий, не позволяющих проведение проверки, руководитель проверяющей группы (специалист) сообщает об этих фактах главному распорядителю.
При необходимости проводятся встречные проверки в иных организациях, участвующих в оказании бюджетных услуг (поставка продукции, выполнение услуг, оказание работ и др.), путем сличения имеющихся в проверяемой организации записей, документов и данных с соответствующими записями, документами и данными, находящимися в тех организациях, от которых получены или которыми выданы денежные средства, материальные ценности и документы.
При отсутствии или запущенности бухгалтерского учета в проверяемой организации руководителем проверяющей группы составляется об этом соответствующий акт и докладывает главному распорядителю. Главный распорядитель направляет руководителю проверяемой организации письменное предписание о восстановлении бухгалтерского учета. Проверка проводится после восстановления бухгалтерского учета.
5.Оформление и реализация результатов проверки
Результаты проверки оформляются актом, который подписывается руководителем проверяющей группы, а при необходимости и членами проверяющей группы, руководителем и главным бухгалтером проверяемой организации.
Один экземпляр оформленного акта проверки, подписанного руководителем проверяющей группы, вручается руководителю (или лицу, им уполномоченному) проверяемой организации, под роспись в получении с указанием даты получения.
По просьбе руководителя и (или) главного бухгалтера проверяемой организации по согласованию с руководителем проверяющей группы может быть установлен срок до 5 рабочих дней, отведенный для ознакомления с актом проверки и его подписания.
При наличии возражений или замечаний по акту, подписывающие его должностные лица проверяемой организации делают об этом оговорку перед своей подписью и одновременно представляют руководителю проверяющей группы письменные возражения или замечания, которые приобщаются к материалам проверки и являются их неотъемлемой частью.
Руководитель проверяющей группы в срок до 5 рабочих дней обязан проверить обоснованность изложенных возражений или замечаний и дать по ним письменные заключения, которые после рассмотрения и утверждения руководителем - главным распорядителем (или лицом, им уполномоченным) направляются в проверяемую организацию и приобщаются к материалам проверки.
При отсутствии возможности формирования аргументированного заключения руководитель проверяющей группы направляет запрос для разъяснений в соответствующие органы самоуправления города Чебоксары, в компетенцию которых входят данные вопросы.
Письменные заключения вручаются руководителем проверяющей группы в порядке, установленном настоящими рекомендациями для вручения акта проверки.
В случае отказа должностных лиц проверяемой организации подписать или получить акт проверки, руководитель проверяющей группы в конце акта производит запись об их ознакомлении с актом и отказе от подписи или получения акта.
В этом случае акт проверки может быть направлен в адрес проверяемой организации по почте или иным способом, свидетельствующим о дате его получения. При этом к экземпляру акта, остающемуся на хранении у главного распорядителя, прилагаются документы, подтверждающие факт отправления или иного способа передачи акта.
Акт проверки состоит из вводной и описательной частей.
Вводная часть акта проверки должна содержать следующую информацию:
наименование темы проверки;
дату и место составления акта проверки;
кем и на каком основании проведена проверка (номер и дата приказа, а также указание на плановый характер проверки или ссылку на задание);
проверяемый период и сроки проведения проверки;
полное наименование и реквизиты проверяемой организации с указанием идентификационного номера налогоплательщика (ИНН);
ведомственная принадлежность и наименование вышестоящей организации;
сведения об учредителях;
основные цели и виды деятельности организации;
имеющиеся у организации лицензии на осуществление отдельных видов деятельности (в области образования, здравоохранения и др.);
перечень и реквизиты всех счетов в кредитных организациях, включая депозитные, а также лицевые счета, открытые в органах казначейства;
кто в проверяемый период имел право первой подписи в организации и кто являлся главным бухгалтером (бухгалтером, имеющим право 2-й подписи);
кем и когда проводилась предыдущая проверка, что сделано в организации за прошедший период по устранению выявленных ею недостатков и нарушений.
Вводная часть акта проверки может содержать и иную необходимую информацию, относящуюся к предмету проверки.
Описательная часть акта проверки должна состоять из разделов в соответствии с вопросами, указанными в программе проверки.
В акте проверки проверяющие должны соблюдать объективность и обоснованность, четкость, лаконичность, доступность и системность изложения.
Результаты проверки излагаются в акте на основе проверенных данных и фактов, подтвержденных имеющимися в проверяемой организации документами, результатами произведенных встречных проверок и процедур фактического контроля, других контрольных действий, заключений специалистов и экспертов, объяснений должностных и материально ответственных лиц.
Описание фактов нарушений, выявленных в ходе проверки, должно содержать следующую обязательную информацию: какие законодательные, другие нормативные правовые акты или их отдельные положения нарушены; кем, за какой период, когда и в чем выразились нарушения; размер документально подтвержденного финансового нарушения и другие последствия этих нарушений.
В акте проверки не допускается включение различного рода выводов, предположений и фактов, не подтвержденных документами или результатами проверок, сведений из материалов правоохранительных органов и ссылок на показания, данные следственным органам.
В акте проверки не должна даваться правовая и морально-этическая оценка действий должностных и материально ответственных лиц проверяемой организации, квалифицироваться их поступки, намерения и цели.
Объем акта проверки не ограничивается, но проверяющие должны стремиться к разумной краткости изложения при обязательном отражении в нем ясных и полных ответов на все вопросы программы проверки.
В тех случаях, когда выявленные нарушения могут быть скрыты или по ним необходимо принять срочные меры к их устранению или привлечению должностных и (или) материально ответственных лиц к ответственности, в ходе проверки составляется отдельный (промежуточный) акт, и от этих лиц запрашиваются необходимые письменные объяснения.
Промежуточный акт проверок подписывается участником проверяющей группы, ответственным за проверку конкретного вопроса программы проверки, и соответствующими должностными и материально-ответственными лицами проверяемой организации.
Факты, изложенные в промежуточном акте, включаются в сводный акт проверки.
Материалы проверки состоят из акта проверки и надлежаще оформленных приложений к нему, на которые имеются ссылки в акте проверки (документы, копии документов, сводные справки, объяснения должностных и материально-ответственных лиц, промежуточные акты, акты встречных проверок и т.п.).
Материалы проверки представляются в финансово-экономическую службу главного распорядителя (далее финансово-экономическая служба) в срок не позднее 3 рабочих дней после подписания его в проверяемой организации. На последней странице акта проверки руководителем финансово-экономической службы или главным бухгалтером делается отметка: "Материалы проверки приняты", указывается дата и им подписывается.
Материалы каждой проверки в делопроизводстве финансово-экономической службы должны составлять отдельное дело с соответствующим номенклатурным номером, наименованием и количеством томов этого дела.
По материалам проверки финансово-экономическая служба на основе проведенного анализа, составляет заключение о достигнутых результатах и состоянии финансово-хозяйственной деятельности проверенной организации и вносит предложения на имя руководителя - главного распорядителя по дальнейшей эффективности и результативности ее деятельности, совершенствованию ее структуры, пересмотру показателей бюджетной услуги и объемов финансирования затрат на их предоставление.
В случаях выявления в ходе проверок нарушений и недостатков финансово-экономическая служба доводит до руководителя управления, отдела и иного подразделения администрации проект предписания по результатам проведения проверки и в срок не более 10 календарных дней направляет руководителю проверенной организации вышеназванное предписание для принятия мер по дальнейшему пресечению нарушений, возмещению причиненного ущерба, повышению качества работы и привлечению к ответственности виновных лиц.
При наличии фактов нецелевого использования средств бюджета города Чебоксары материалы проверки в установленном порядке передаются главным распорядителем в финансовое управление администрации города Чебоксары для изъятия в бесспорном порядке средств, использованных не по целевому назначению в соответствии со статьей 289 Бюджетного кодекса Российской Федерации, статьей 155 Положения о бюджетном устройстве и бюджетном процессе в городе Чебоксары, утвержденного решением Чебоксарского городского Собрания депутатов Чувашской Республики от 27.10.2004 N 1420.
Кроме того, материалы проверок, в ходе которых были выявлены нарушения финансовой дисциплины, недостачи денежных средств и материальных ценностей, в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 3 марта 1998 г. N 224 "Об обеспечении взаимодействия государственных органов в борьбе с правонарушениями в сфере экономики" передаются органами местного самоуправления в правоохранительные органы.
Материалы проверок, проведенных по мотивированным постановлениям, требованиям правоохранительных органов, передаются им в установленном порядке. В делах финансово-экономической службы главного распорядителя остаются копии актов проверок со всеми приложениями к нему.
Материалы проверок являются конфиденциальной информацией, не подлежат разглашению и могут быть переданы по требованию иных органов законодательной и исполнительной власти Чувашской Республики с разрешения главы города Чебоксары - главы администрации города Чебоксары.
В случае возникновения ситуаций, не регламентированных данными рекомендациями, проверяющие обязаны руководствоваться законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики, иными нормативными правовыми актами.