Приложение к Постановлению от 26.04.2005 г № 30 Номенклатура

N
п/п

Наименование документов

Срок хранения в
органе ЗАГС и N
статьи по перечню

Примечания

1

2

3

4

1. Руководство, организация и планирование работы органов ЗАГС

1.1.

Нормативные правовые акты органов
государственной власти Российской
Федерации, относящиеся к деятельности
органов ЗАГС

до замены новыми
ст. 1.1 ОЗ

1.2.

Нормативные правовые акты субъекта
Российской Федерации, относящиеся к
деятельности органов ЗАГС

до замены новыми
ст. 1.3 ОЗ

1.3.

Приказы, инструктивные и методические
рекомендации, разъяснения, информационные
письма Министерства юстиции Российской
Федерации

до минования
надобности
ст. 1.2 ОЗ

1.4.

Приказы, распоряжения, методические
рекомендации и другие документы органа ЗАГС
Государственного комитета Российской
Федерации

до минования
надобности
ст. 1.3 ОЗ

1.5.

Постановления, распоряжения и другие
нормативные правовые акты органа местного
самоуправления, относящиеся к деятельности
органов ЗАГС

до замены новыми
ст. 1.3 ОЗ

1.6.

Положение об отделе ЗАГС. Должностные
инструкции работников отдела ЗАГС. (Выписки
из Уставов, распределение обязанностей
работников)

до замены новыми
ст. 2.14 ОЗ

1.7.

Планы работы отдела ЗАГС

5 лет ст. 2.1 ОЗ

1.8.

Отчеты, обзоры и справки о работе отдела
ЗАГС

10 лет ст. 1.9 ОЗ

1.9.

Документы (акты, справки, докладные записки
и др.) о проверке работы отдела ЗАГС

10 лет ст. 1.9 ОЗ

1.10.

Материалы по обобщению практики по
государственной регистрации актов
гражданского состояния и применению
Федерального закона "Об актах гражданского
состояния"

5 лет ст. 2.5 ОЗ

1.11.

Материалы по обеспечению торжественной
обстановки при государственной регистрации
рождения, заключения брака, чествованию
"золотых и серебряных" юбиляров, а также
проведению смотров-конкурсов (положения,
справки по итогам смотров-конкурсов и др.)

5 лет ст. 2.9 ОЗ

1.12.

Переписка с гражданами, Государственным
комитетом по делам ЗАГС Челябинской области
и ведомствами, отделами ЗАГС и другими
организациями по вопросам деятельности
отдела ЗАГС

5 лет ст. 1.5 ОЗ

1.13.

Отчеты о государственной регистрации актов
гражданского состояния (по форме 22)

постоянно
ст. 2.2 ОЗ

1.14.

Отчеты о движении бланков свидетельств о
государственной регистрации актов
гражданского состояния (форма N 23)

10 лет ст. 2.4 ОЗ

1.15.

Акты приема и сдачи дел руководителем
отдела ЗАГС

10 лет ст. 2.7 ОЗ

1.16.

Сведения по материально-техническому и
финансовому обеспечению отдела ЗАГС

5 лет ст. 2.12 ОЗ

1.17.

Протоколы аппаратных совещаний

2 года ст. 1.7 ОЗ

1.18.

Справочные материалы по вопросам
регистрации актов гражданского состояния с
иностранными гражданами и лицами без
гражданства

до замены новыми
ст. 1.6 ОЗ

1.19.

Сведения о числе зарегистрированных браков
и разводов в отделе ЗАГС (ежемесячные) по
форме БР

1 год ст. 293
д. ТП

1.20.

Сведения о числе мужчин и женщин,
зарегистрировавших брак, развод в отделе
ЗАГС области (годовые), по форме БР

Постоянно
ст. 2936 ТП

1.21.

Письменные отказы отдела ЗАГС в
государственной регистрации актов
гражданского состояния

50 лет
ст. 4.48 ОЗ

1.22.

Номенклатура дел отдела ЗАГС

постоянно ст. 95
ТП

1.23.

Материалы ревизий отдела ЗАГС финансовыми
органами

5 лет ст. 1.10 ОЗ

2. Кадровые вопросы

2.1.

Список работников отдела ЗАГС с
персональными данными и образцами подписей
(список работников администраций с
образцами подписей)

75 лет ст. 3.2 ОЗ

2.2.

Справки, отчеты по состоянию и учету кадров
отдела ЗАГС

постоянно
ст. 3.1 ОЗ

2.3.

Графики отпусков работников отдела ЗАГС

3 года ст. 3.4 ОЗ

<*>
2.4.

Материалы по вопросам повышения
квалификации, проведения аттестации
работников отдела ЗАГС

5 лет ст. 3.5 ОЗ

3. Государственная регистрация рождения

3.1.

Книги государственной регистрации рождения

100 лет ст. 77 ФЗ

3.2.

Алфавитные книги к записям актов о рождении

100 лет ст. 77 ФЗ

3.3.

Медицинские свидетельства о рождении,
заявления о рождении ребенка (формы
N 1, 2), документы, подтверждающие
полномочия заявителя (кроме родителей)

3 года ЭК

3.4.

Заявления лиц, присутствовавших во время
родов, о рождении детей, рожденных вне
медицинских учреждений (форма N 6)

20 лет ЭК

3.5.

Документы (акты, протоколы, справки),
представленные в связи с государственной
регистрацией рождения найденных
(подкинутых) детей, в том числе заявления о
рождении найденных (подкинутых) детей
(форма N 4)

75 лет ст. 4.5 ОЗ

3.6.

Медицинские свидетельства о рождении,
заявления о рождении ребенка (форма N 5)

20 года ЭК

3.7.

Заявления матери, не состоящей в браке, о
внесении сведений об отце ребенка в запись
акта о рождении (форма N 3)

20 лет
ст. 4.44 ОЗ

3.8.

Решения суда об установлении факта рождения

10 лет
ст. 4.45 ОЗ

3.9.

Документы, выданные медицинской
организацией и подтверждающие факты
получения согласия женщин, родивших ребенка
(суррогатных матерей), на запись родителями
супругов, давших согласие на имплантацию
эмбриона другой женщине в целях его
вынашивания

20 лет ЭК

3.10.

Решения (постановления, распоряжения)
органов опеки и попечительства по вопросу
присвоения или изменения фамилии

5 лет ст. 4.6 ОЗ

или имени ребенку

3.11.

Копии сопроводительных писем в налоговые
органы, пенсионный фонд и др. о
государственной регистрации рождения

1 года
ст. 293д ТП

3.12.

Заявления должностных лиц медицинских
учреждений о рождении мертвого ребенка или
о рождении и смерти ребенка, умершего на
первой неделе жизни.

3 года ЭК
ст. 4.52 ОЗ
50 лет

3.13

Заявление, справки и другие документы о
рождении ребенка достигшего возраста 1 год
и более. Заявление о рождении от лица,
достигшего совершеннолетия.

3 года ЭК
ст. 4.52 ОЗ
50 лет

4. Государственная регистрация заключения брака

4.1.

Книги государственной регистрации
заключения брака

100 лет ст. 77 ФЗ

4.2.

Алфавитные книги к записям актов о
заключении брака

100 лет ст. 77 ФЗ

4.3.

Заявления граждан о заключении брака (форма
N 7) и квитанции об уплате государственной
пошлины за государственную регистрацию
заключения брака. Материалы по сокращению
или увеличению срока, назначенного для
государственной регистрации заключения
брака (заявления, справки и др.)

5 лет ст. 4.19 ОЗ

4.4.

Заявления граждан о заключении брака (форма
N 7), не явившихся на государственную
регистрацию заключения брака, и квитанции
об уплате государственной пошлины за
государственную регистрацию заключения
брака

1 год ст. 4.15 ОЗ

4.5.

Журнал учета заявлений о регистрации
заключения брака

3 лет ст. 4.16 ОЗ

4.6.

Документы (заявления о заключении брака,
справки, разрешения и др.) для заключения
брака с иностранными гражданами

75 лет
ст. 4.20 ОЗ

4.7.

Решения органов исполнительной власти
субъектов Российской Федерации, органов
местного самоуправления о разрешении на
вступление в брак лицам, не достигшим
возраста 18 лет

3 года
ст. 4.20 ОЗ

5. Государственная регистрация расторжения брака

5.1.

Книги государственной регистрации
расторжения брака

100 лет ст. 77 ФЗ

5.2.

Алфавитные книги к записям актов о
расторжении брака

100 лет ст. 77 ФЗ

5.3.

Заявления граждан о расторжении брака
(формы N 10) и квитанции об уплате
государственной пошлины

5 лет ст. 4.22 ОЗ

Документы, подтверждающие полномочия
заявителя (к заявлению формы N 10)

5.4.

Заявления граждан о расторжении брака
(формы NN 8, 9, 10) и квитанции об уплате
государственной пошлины по взаимному
согласию супругов

5 лет ст. 4.22 ОЗ

5.5.

Заявления граждан о расторжении брака,
(форма N 9) по заявлению одного из супругов
и квитанции об уплате государственной
пошлины. Копии решений суда о расторжении
брака, о признании граждан безвестно
отсутствующими, недееспособными, а также
копии приговоров суда об осуждении граждан
к лишению свободы на срок свыше трех лет.
Копии извещений о расторжении брака,
направленных лицам, осужденным к лишению
свободы на срок свыше трех лет, опекунам
лиц, признанных недееспособными вследствие
психического расстройства, а также
управляющим имуществом безвестно
отсутствующего супруга; ответы, поступившие
на извещения.

5 лет ст. 4.22 ОЗ

5.6.

Заявления о расторжении брака граждан
(форма N 8), не явившихся на
государственную регистрацию расторжения
брака

1 год ст. 4.23 ОЗ

5.7.

Журнал учета заявлений о расторжении брака

3 года
ст. 4.24 ОЗ

5.8.

Извещения о государственной регистрации
расторжения брака, поступившие из других
органов ЗАГС

1 год ст. 4.29 ОЗ

5.9.

Копии (выписки) решений суда о расторжении
брака, направленные судом в соответствии с
пунктом 2 ст. 25 Семейного кодекса
Российской Федерации (для производства
отметки о прекращении брака в записи акта о
заключении брака)

1 год ст. 4.29 ОЗ

5.10.

Копии (выписки) решений суда о признании
брака недействительным

10 лет
ст. 4.45 ОЗ

6. Государственная регистрация усыновления (удочерения)

6.1.

Книги государственной регистрации
усыновления (удочерения)

100 лет ст. 77 ФЗ

6.2.

Алфавитные книги (картотека) к записям
актов об усыновлении (удочерении)

100 лет ст. 77 ФЗ

6.3.

Заявления об усыновлении (удочерении)
(форма N 11), копии (выписки) решений суда
об установлении усыновления (удочерения)
ребенка

20 лет ст.
4.32 ОЗ

6.4.

Копии (выписки) решений суда об отмене
усыновление (удочерения)

20 лет
ст. 4.34 ОЗ

6.5.

Извещения о внесении изменений в записи
акта о рождении в связи с государственной
регистрацией усыновления (удочерения),
составлении новых записей актов о рождении,
поступившие из других органов ЗАГС

2 года
ст. 4.33 ОЗ

6.6.

Копии извещений о внесении изменений в
актовые записи о рождении в связи с
усыновлением (удочерением), составленных в
отделе ЗАГС

2 года
ст. 4.33 ОЗ

7. Государственная регистрация установления отцовства

7.1.

Книги государственной регистрации
установления отцовства

100 лет ст. 77 ФЗ

7.2.

Алфавитные книги к записям актов об
установлении отцовства

100 лет ст. 77 ФЗ

7.3.

Заявления об установлении отцовства (форма
N 12), копии (выписки) решений суда об
установлении отцовства и факта признания
отцовства

76 лет ст. 4.37,
4.38 ОЗ

7.4.

Заявления об установлении отцовства и
документы органов опеки и попечительства
(форма N 13)

76 лет ст. 4.37,
4.38 ОЗ

7.5.

Заявления об установлении отцовства (на
основании решения суда). Копии решений
судов об установлении отцовства, об
установлении факта признания отцовства
(форма N 14)

76 лет ст. 4.37,
4.38 ОЗ

7.6.

Журнал учета заявлений и решений суда об
установлении отцовства

75 лет
ст. 4.40 ОЗ

7.7

Извещения о внесении изменений в актовые
записи о рождении в связи с установлением
отцовства, поступившие из других органов
ЗАГС

3 года
ст. 4.57 ОЗ

7.8.

Заявление об установлении отцовства (формы
N 12), справка о беременности, поданные до
рождения ребенка

10 лет
ст. 4.38 ОЗ

7.9.

Копии извещений о внесении изменений в
актовые записи о рождении в связи с
установлением отцовства, составленных в
отделе ЗАГС

3 года
ст. 4.57 ОЗ

7.10.

Копии сообщений о внесении изменений в
актовые записи о рождении в связи с
установлением отцовства, направленных в
орган социальной защиты населения

3 года ст. 5.3 ОЗ

8. Государственная регистрация перемены имени

8.1.

Книги государственной регистрации перемены
имени

100 лет ст. 77 ФЗ

8.2.

Алфавитные книги к записям актов о перемене
имени

100 лет ст. 77 ФЗ

8.3.

Заявления о перемене имени (форма N 15),
материалы по перемене имени

75 лет
ст. 4.43 ОЗ

8.4.

Журнал учета заявлений о перемене имени

75 лет
ст. 4.42 ОЗ

8.5.

Извещения о внесении изменений в записи
актов гражданского состояния в связи с
переменой имени и копии актовых записей о
перемене имени, поступившие из других
органов ЗАГС

3 года
ст. 4.57 ОЗ

8.6.

Копии извещений формы N 36, направленных в
паспортно-визовые службы и военкоматы

1 год ЭК

8.7.

Копии извещений о внесении изменений в
записи актов гражданского состояния в связи
с переменой имени, составленных в отделе
ЗАГС

3 года
ст. 4.57 ОЗ

9. Государственная регистрация смерти

9.1.

Книги государственной регистрации смерти

100 лет ст. 77 ФЗ

9.2.

Алфавитные книги к записям актов о смерти

100 лет ст. 77 ФЗ

9.3.

Медицинские свидетельства о смерти,
выданные медицинской организацией или
частнопрактикующим врачом

1 год ст. 4.8 ОЗ

9.4.

Копии (выписки) решений суда об
установлении факта смерти или об объявлении
лица умершим. Документы о факте смерти
лица, необоснованно репрессированного и
впоследствии реабилитированного

5 лет ст. 4.9 ОЗ

9.5.

Заявления о смерти (форма N 16)

3 года ЭК

9.6.

Списки паспортов умерших граждан,
направленные в органы внутренних дел

3 года
ст. 4.12 ОЗ

9.7.

Копии сопроводительных писем с приложением
сведений в налоговые органы о
государственной регистрации смерти

3 года
ст. 293 д ТП

9.8.

Заявления о смерти, сделанные должностными
лицами государственных учреждений, ОВД,
органов дознания или следствия, воинских
частей

5 лет ЭК

10. Исправление, изменение, восстановление и аннулирование записей актов
гражданского состояния

10.1.

Журнал учета заявлений о внесении
исправлений или изменений в записи актов
гражданского состояния (без составления
заключения органа ЗАГС)

75 лет
ст. 4.47 ОЗ

10.2.

Журнал учета заявлений и заключений о
внесении исправлений или изменений в записи
актов гражданского состояния

75 лет
ст. 4.47 ОЗ

10.3.

Материалы по внесению исправлений или
изменений в записи актов гражданского
состояния (заявления граждан, копии записей
актов гражданского состояния), копии
решений суда об установлении
неправильностей записей в книгах актов
гражданского состояния, копии решений суда
об исключении сведений о родителях из
записей актов о рождении.

50 лет
ст. 4.48 ОЗ

10.4.

Материалы по внесению исправлений или
изменений в записи актов гражданского
состояния на основании заключения органа
ЗАГС (заявления граждан, копии актовых
записей и др.)

50 лет
ст. 4.48 ОЗ

10.5.

Материалы по внесению исправлений или
изменений в записи актов гражданского
состояния, присланные из других отделов
ЗАГС

50 лет
ст. 4.48 ОЗ

10.6.

Копии решений суда об установлении фактов
государственной регистрации актов
гражданского состояния, об аннулировании
записей актов гражданского состояния

10 лет
ст. 4.45 ОЗ

10.7.

Документы органов дознания или следствия об
установлении личности умершего для внесения
исправлений и изменений в записи актов
гражданского состояния о смерти

50 лет
ст. 4.48 ОЗ

10.8.

Копии решений судов об ограничении
родительских прав, о лишении родительских
прав, о восстановлении прав

50 лет
ст. 4.48 ОЗ

11. Архив и делопроизводство

11.1.

Журнал учета актовых книг

100 лет
ст. 5.4 ОЗ,
ст. 77 ФЗ

11.2.

Книги учета архивного фонда (дел
долговременного и кратковременного срока
хранения)

75 лет ст. 5.4 ОЗ

11.3.

Документы по движению архивного фонда (акты
приема-передачи актовых записей, актовых
книг и другого архивного фонда)

75 лет ст. 5.4 ОЗ

11.4.

Книга по учету прихода и расхода бланков
свидетельств о государственной регистрации
актов гражданского состояния

75 лет
ст. 4.59 ОЗ

11.5.

Закладные на получение из Государственного
комитета по делам ЗАГС Челябинской области
бланков свидетельств. Акты приема бланков
свидетельств о государственной регистрации
актов гражданского состояния

75 лет
ст. 4.59 ОЗ

11.6.

Акты об уничтожении документов, в т.ч.
документов с истекшим сроком хранения,
свидетельств и справок о государственной
регистрации актов гражданского состояния

75 лет
ст. 5.10 ОЗ

11.7.

Книга по учету выдачи первичных
свидетельств о государственной регистрации
актов гражданского состояния (отдельно по
каждому типу записей актов гражданского
состояния)

75 лет
ст. 4.60 ОЗ

11.8.

Книга по учету выдачи повторных
свидетельств о государственной регистрации
актов гражданского состояния (отдельно по
каждому типу записей актов гражданского
состояния)

75 лет
ст. 4.60 ОЗ

11.9.

Заявления граждан о выдаче (высылке)
повторных свидетельств и справок о
государственной регистрации актов
гражданского состояния (отдельно по каждому
типу записей актов гражданского состояния),
квитанции об уплате государственной пошлины
за выдачу повторных свидетельств

5 лет ст. 4.60 ОЗ

11.10.

Журнал учета выдачи справок о
государственной регистрации актов
гражданского состояния из архива (возможно
отдельно по каждому типу записей актов
гражданского состояния)

75 лет
ст. 4.60 ОЗ

11.11.

Свидетельства и справки о государственной
регистрации актов гражданского состояния,
поступивших из других регионов РФ и
иностранных государств (неврученные
гражданам)

3 года
ст. 4.56 ОЗ

11.12.

Журнал регистрации и выдачи повторных
свидетельств и справок о государственной
регистрации актов гражданского состояния,
поступивших из других регионов РФ и
иностранных государств

5 лет ст. 4.60 ОЗ

11.13.

Журнал учета входящей корреспонденции по
вопросам деятельности органа ЗАГС

3 года ст. 5.6 ОЗ

11.14.

Журнал учета входящей - исходящей
корреспонденции

3 года
ст.ст. 5.6 -
5.7 ОЗ

11.15.

Журнал учета исходящей корреспонденции

3 года ст. 5.7 ОЗ

11.16.

Книга лицевых счетов по учету выдачи и
расходования бланков свидетельств

75 лет
ст. 4.58 ОЗ

11.17.

Книга ежедневной выдачи и приема бланков
свидетельств руководителем органа ЗАГС
специалистам для работы (книга учета
движения бланков свидетельств в органе ЗАГС
в течение рабочего дня)

75 лет
ст. 4.59 ОЗ

11.18.

Книга учета допусков к работе с документами
ограниченного доступа

75 лет ЭК

11.19.

Журнал учета извещений о внесении
исправлений и изменений в записи актов
гражданского состояния, расторжении брака
(накопительный)

3 года
ст.ст. 5.6 -
5.7 ОЗ

11.20.

Журнал учета личного приема руководителем
органа ЗАГС

5 лет ст. 5.9 ОЗ

11.21.

Книга учета материальных ценностей

постоянно

11.22.

Книга учета почтовых расходов

3 года ст. 5.1 ОЗ

11.23.

Материалы по допуску в помещение архива
органов ЗАГС

5 лет ЭК

11.24.

Запросы государственных учреждений о
выдаче-высылке сведений о государственной
регистрации актов гражданского состояния

5 лет ст. 130 ТП

11.25.

Описи документов долговременного срока
хранения (свыше 10 лет)

постоянно

11.26.

Описи документов со сроком хранения до 10
лет

10 лет ЭК

11.27.

Испорченные бланки свидетельств о
государственной регистрации актов
гражданского состояния

в течение
текущего года

по истечении
года бланки
свидетельств
уничтожаются
по акту

11.29.

Журнал учета печатей и штампов отдела ЗАГС

постоянно

11.30.

Книга учета почтовых расходов

3 года

ст. 5.1 ОЗ