Приложение к Постановлению от 23.07.2012 г № 157-П
1.Настоящий административный регламент предоставления муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным фондам" (далее - административный регламент) устанавливает сроки и последовательность выполнения административных процедур при предоставлении муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным фондам" (далее - муниципальная услуга) в соответствии с законодательством Российской Федерации.
2.Целью разработки настоящего административного регламента предоставления муниципальной услуги является повышение качества обеспечения доступа к ретроспективной документной информации физических и юридических лиц (далее - пользователей), обращающихся на законных основаниях к архивным фондам и документам.
3.Административный регламент разработан в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления";
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- Законом Челябинской области от 22.09.2005 N 405-ЗО "Об архивном деле в Челябинской области";
- постановлением Администрации города Челябинска от 18.04.2011 N 80-п "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг".
4.Информация о настоящем административном регламенте и предоставляемой муниципальной услуге подлежит размещению в реестре государственных и муниципальных услуг, оказываемых на территории муниципального образования "город Челябинск", а также в сети "Интернет" на официальных сайтах Администрации города Челябинска и Архивного отдела Администрации города Челябинска.
II.Стандарт предоставления муниципальной услуги
5.Наименование муниципальной услуги - "Обеспечение доступа к архивным фондам".
6.Муниципальная услуга предоставляется Администрацией города Челябинска (далее - Администрация города).
Исполнителем муниципальной услуги является Архивный отдел Администрации города Челябинска (далее - Архивный отдел).
7.Результатом предоставления муниципальной услуги является:
1) выдача для пользования в читальном зале подлинников и (или) копий (в том числе электронных) архивных документов, а также справочно-поисковых средств к ним и изданий библиотечного (справочно-информационного) фонда;
2) мотивированный ответ об отсутствии запрашиваемой документированной информации.
8.Срок начала предоставления муниципальной услуги не должен превышать 1 рабочего дня с момента принятия решения о допуске пользователя для работы с архивными фондами и документами в читальном зале Архивного отдела.
Срок предоставления муниципальной услуги устанавливается на 1 год со дня получения разрешения на работу с архивными фондами и документами в читальном зале Архивного отдела. При необходимости срок предоставления муниципальной услуги может быть продлен начальником Архивного отдела.
Срок подготовки ответа об отсутствии документов в Архивном отделе вместе с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации не должен превышать 3-х дней с момента регистрации заявления.
9.Правовые основания для предоставления муниципальной услуги:
- Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления";
- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";
- Федеральный закон от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";
- Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне";
- Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";
- Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";
- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- приказ Федеральной архивной службы России от 06.07.1998 N 51 "Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации";
- решение Комиссии по административной реформе в Челябинской области от 23.10.2007 N 01/23 "Об утверждении административного регламента Государственного комитета по делам архивов Челябинской области по предоставлению государственной услуги "Обеспечение доступа к архивным фондам";
- решение Челябинской городской Думы от 25.10.2005 N 7/17 "Об утверждении Положения об общих принципах организации архивного дела на территории города Челябинска";
- распоряжение Администрации города Челябинска от 12.08.2010 N 6412 "Об утверждении Положения об Архивном отделе Администрации города Челябинска".
10.Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
1) личное письменное заявление в Архивный отдел (приложение 1);
2) заполненная анкета пользователя (приложение 2);
3) документ, удостоверяющий личность заявителя;
4) документ, подтверждающий полномочия пользователя (если запрашиваемые архивные фонды и документы содержат государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, в том числе сведения конфиденциального характера);
5) письменное разрешение собственника (владельца) архивных документов (в случае если собственник или владелец архивных документов, находящихся в частной собственности, установил условия по их использованию).
Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.
Заявление о предоставлении муниципальной услуги должно содержать наименование юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтовый и/или электронный адрес заявителя, указание темы (вопроса), хронологические рамки исследования.
Заявление и анкета пользователя могут быть оформлены как получателем муниципальной услуги, так и специалистами Архивного отдела. Заявление и анкета пользователя обязательно подписываются лично получателем муниципальной услуги.
11.Документы, указанные в пункте 10 настоящего административного регламента, заявитель представляет в Архивный отдел:
1) посредством личного обращения;
2) по почте простым (заказным) письмом (с описью вложенных документов);
3) по электронной почте.
12.Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют.
13.Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
1) отсутствие в заявлении наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса заявителя;
2) отсутствие в заявлении необходимых сведений для проведения поисков запрашиваемой информации;
3) отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, в том числе конфиденциальную информацию;
4) неудовлетворительное физическое состояние запрашиваемых архивных фондов и документов.
14.Предоставление муниципальной услуги осуществляется на безвозмездной основе.
Копирование архивных документов по заказам пользователей осуществляется безвозмездно.
15.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и при получении результата не должен превышать 30 минут.
16.Срок регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги, поступившего по почте (в том числе электронной), не должен превышать 3-х календарных дней.
При личном обращении время приема заявления, в том числе его регистрация, не должно превышать 30 минут.
17.Информирование заявителей о предоставлении муниципальной услуги осуществляется следующими способами:
- на первичной консультации в Архивном отделе;
- по телефонам Архивного отдела;
- на информационных стендах в фойе Архивного отдела;
- по письменному (в том числе электронному) обращению в Архивный отдел;
- посредством размещения информации о предоставлении муниципальной услуги, в том числе на официальных сайтах Администрации города и Архивного отдела;
- путем публикации информации в средствах массовой информации.
При консультировании пользователей по процедуре исполнения муниципальной услуги должностные лица Архивного отдела дают исчерпывающую информацию по следующим вопросам:
- о порядке оформления заявления и анкеты пользователя, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- о месте хранения архивных документов, необходимых для получения муниципальной услуги (государственный или муниципальный архив);
- о правилах работы читального зала Архивного отдела;
- по другим интересующим граждан вопросам о порядке предоставления муниципальной услуги.
18.Информация о месте нахождения и графике работы Архивного отдела:
место нахождения и почтовый адрес: ул. Калинина, д. 30, г. Челябинск, 454084;
электронный адрес: gorarch74@mail.ru;
официальный сайт: www.chelgorarh.ru;
справочный телефон (факс): 8(351)790-48-23;
график работы: понедельник - четверг - с 8.30 до 17.30; пятница - с 8.30 до 16.15, перерыв на обед - с 12.00 до 12.45;
график приема пользователей: понедельник - четверг - с 9.00 до 12.00.
19.Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению информации о порядке предоставления муниципальной услуги:
1) муниципальная услуга предоставляется в помещении Архивного отдела.
Для ожидания приема в фойе Архивного отдела отводятся места, оборудованные стульями, скамьями (банкетками). Прием заявителей и предоставление муниципальной услуги осуществляется в читальном зале. Помещение читального зала должно обеспечивать:
- комфортное расположение заявителя и специалиста Архивного отдела;
- возможность и удобство оформления заявителем письменного обращения;
- возможность копирования документов;
- доступ к нормативным правовым актам, регулирующим предоставление муниципальной услуги;
- наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А4;
2) места предоставления муниципальной услуги должны быть оборудованы компьютером, телефонной связью, множительной техникой, средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, а также должны быть предусмотрены доступные места общественного пользования и места хранения верхней одежды граждан;
3) должностные лица, предоставляющие муниципальную услугу, должны иметь личные идентификационные карточки с указанием их фамилии, имени, отчества и должности;
4) в фойе Архивного отдела должен быть размещен информационный стенд. На информационном стенде размещается следующая информация:
- текст настоящего административного регламента;
- Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации;
- блок-схема, наглядно отображающая последовательность прохождения всех административных процедур при предоставлении муниципальной услуги;
- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- образцы оформления заявления и анкеты пользователя;
- адрес официального сайта Архивного отдела;
5) на официальном сайте Архивного отдела должна быть размещена следующая информация:
- текст настоящего административного регламента;
- образцы оформления заявления и анкеты пользователя;
- извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих предоставление муниципальной услуги.
20.Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:
1) соблюдение сроков и порядка предоставления муниципальной услуги;
2) своевременное полное информирование о муниципальной услуге;
3) обеспечение пользователям удаленного доступа к архивным справочно-поисковым средствам и базам данных, размещенным на официальном сайте Архивного отдела;
4) количество взаимодействий заявителя с должностными лицами Архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги и продолжительность таких взаимодействий;
5) количество поступивших жалоб о ненадлежащем качестве предоставления муниципальной услуги;
6) количество выявленных нарушений при предоставлении муниципальной услуги.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения
21.Предоставление муниципальной услуги по обеспечению доступа юридических и физических лиц к архивным фондам включает в себя выполнение следующих административных процедур:
1) регистрация документов, предоставленных получателем муниципальной услуги;
2) анализ документов, предоставленных получателем муниципальной услуги;
3) выдача разрешения на работу в читальном зале Архивного отдела;
4) предоставление пользователям результатов оказания муниципальной услуги.
Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении 3 к настоящему административному регламенту.
22.Регистрация документов, предоставленных получателем муниципальной услуги.
Основанием для начала административной процедуры является обращение заявителя с документами, предусмотренными пунктом 10 настоящего административного регламента, в Архивный отдел.
Должностным лицом, ответственным за исполнение административной процедуры, является специалист Архивного отдела, ответственный за работу читального зала.
Специалист осуществляет регистрацию представленных документов в журнале регистрации пользователей, присваивает регистрационный номер документам, формирует личное дело пользователя.
Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 3 календарных дня со дня поступления по почте (в том числе электронной) документов в Архивный отдел.
При личном обращении время регистрации документов не должно превышать 30 минут.
23.Анализ документов, предоставленных получателем муниципальной услуги.
Основанием для начала административной процедуры является регистрация документов в журнале регистрации пользователей.
Должностным лицом, ответственным за исполнение административной процедуры, является специалист Архивного отдела, ответственный за работу читального зала.
Специалист осуществляет анализ тематики поступивших документов с учетом необходимых профессиональных навыков, научно-справочного аппарата и информационных материалов.
В результате анализа документов определяется:
- правомочность получения заявителем доступа к архивным фондам и документам с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, в том числе сведений конфиденциального характера;
- степень полноты информации, содержащейся в заявлении и необходимой для предоставления муниципальной услуги;
- наличие архивных фондов и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- наличие оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
В случае отсутствия достаточных данных для организации выявления запрашиваемых сведений в Архивном отделе, нечетко, неправильно сформулированного заявления, специалист информирует об этом заявителя и предлагает уточнить и дополнить заявление.
В случае если запрашиваемые архивные фонды и документы отсутствуют в Архивном отделе, получателю муниципальной услуги предоставляется информация о месте их хранения или даются рекомендации по их поиску. В необходимых случаях готовится письменный ответ об отсутствии документов в Архивном отделе.
При отсутствии у заявителя права на получение муниципальной услуги готовится мотивированный отказ заявителю в ее получении и разъясняются его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации. Уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги составляется в письменной форме, подписывается начальником Архивного отдела.
По итогам анализа документов, представленных пользователем, специалист передает данные документы начальнику Архивного отдела с соответствующими рекомендациями.
Срок выполнения административной процедуры:
- при личном обращении получателя муниципальной услуги - в течение 30 минут с момента регистрации;
- при письменном обращении или обращении в электронной форме о предоставлении муниципальной услуги - в течение 1 рабочего дня с момента регистрации.
24.Выдача разрешения на работу в читальном зале Архивного отдела.
Основанием для начала административной процедуры является передача документов начальнику Архивного отдела с рекомендациями по итогам анализа документов.
Должностным лицом, ответственным за выполнение административной процедуры, является начальник Архивного отдела.
Результатом административной процедуры является решение начальника Архивного отдела о допуске (разрешении на работу в читальном зале) или отказе в предоставлении муниципальной услуги.
Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет:
- при личном обращении пользователя - в течение 1 часа с момента регистрации заявления;
- при письменном обращении о предоставлении муниципальной услуги - в течение 2-х рабочих дней с момента регистрации заявления.
При письменном обращении получатель муниципальной услуги информируется о принятом решении в течение 3-х дней с момента регистрации представленных документов.
25.Предоставление пользователям результатов оказания муниципальной услуги.
Основанием для начала административной процедуры является выдача пользователю разрешения на работу в читальном зале Архивного отдела.
Должностным лицом, ответственным за исполнение административной процедуры, является специалист Архивного отдела, ответственный за работу читального зала.
Допуск получателя муниципальной услуги к справочно-информационным средствам (каталогам, изданным справочникам и путеводителям, программному комплексу "Архивный фонд", другим информационным системам) осуществляется с момента получения разрешения на работу в читальном зале Архивного отдела.
Архивные фонды и документы, описи дел, издания библиотечного (справочно-информационного фонда) Архивного отдела выдаются получателю муниципальной услуги для использования в читальном зале на основании заполненного им бланка заказа (приложение 4):
- описи дел - не позднее 30 минут с момента передачи заказа специалисту;
- издания библиотечного (справочно-информационного фонда) - не позднее 1 часа с момента передачи заказа специалисту;
- архивные фонды и документы - не позднее следующего рабочего дня с момента передачи заказа специалисту.
Заказы на описи дел и издания библиотечного (справочно-информационного фонда), переданные специалисту, ответственному за работу читального зала, за 1 час до окончания работы читального зала, исполняются на следующий рабочий день.
Заказы на предоставление муниципальной услуги, переданные по почте, в том числе электронной, исполняются в сроки, оговоренные в заказе, но не ранее следующего рабочего дня со дня регистрации заказа (для архивных фондов и документов). Информация о приеме заказа и сроках его исполнения направляется заявителю не позднее 3-х рабочих дней с момента регистрации заказа.
По заказам пользователей с учетом технических возможностей архива изготавливаются копии архивных документов: ксерокопии, копии на электронных носителях.
На копии архивного документа, изготовленной по заказу пользователя, Архивный отдел указывает архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Объем, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются руководством архивного отдела с учетом технических возможностей и физического состояния документов.
Копии архивных документов выдаются пользователям, их доверенным лицам или могут быть высланы по указанным адресам, в том числе по электронной почте.
26.Муниципальная услуга считается предоставленной, если потребителю муниципальной услуги предоставлена запрашиваемая документированная информация или дан мотивированный ответ об ее отсутствии.
IV.Формы контроля за исполнением Административного регламента
27.Контроль исполнения административного регламента осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного предоставления муниципальной услуги.
Текущий контроль за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами Архивного отдела положений настоящего административного регламента, а также принятием решений ответственными лицами осуществляется начальником Архивного отдела.
28.Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Архивного отдела, участвующих в предоставлении муниципальной услуги.
По результатам контроля в случае выявления нарушения прав заявителей виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
V.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия), осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги
29.Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия), решений должностных лиц Архивного отдела, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги.
30.Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются действия (бездействие) и решения должностных лиц Архивного отдела, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, при выполнении административных процедур, предусмотренных настоящим административным регламентом.
31.Заявитель вправе подать жалобу в Архивный отдел, Администрацию города либо в вышестоящий орган.
Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта Администрации города, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя Главой Администрации города, заместителем Главы Администрации - руководителем аппарата Администрации города, начальником Архивного отдела.
32.Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
7) отказ Архивного отдела, должностного лица Архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
33.Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступившая в Администрацию города или в Архивный отдел жалоба заявителя.
34.Жалоба должна содержать:
1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество, сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Архивного отдела, должностных лиц Архивного отдела;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением или действием (бездействием) Архивного отдела, должностных лиц Архивного отдела. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
35.Поступившая жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Архивного отдела, должностного лица Архивного отдела в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.
36.Орган, рассмотревший жалобу, принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Архивным отделом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
37.Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 36 настоящего административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
Начальник
Архивного отдела
Администрации
города Челябинска
А.В.ЧУРСОВ