Постановление от 24.06.2011 г № 1728
Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги «Информационное обеспечение юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами)»
В целях реализации Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", в соответствии с Постановлением администрации Кыштымского городского округа от 10.02.2011 N 308 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов по исполнению муниципальных услуг (переданных органам местного самоуправления государственных услуг)"
Постановляю:
1.Утвердить прилагаемый Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Информационное обеспечение юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами)".
2.Начальнику Управления организационно-контрольной работы администрации Кыштымского городского округа Дорошенко Л.А. обеспечить опубликование настоящего Постановления в средствах массовой информации и размещение на сайте администрации в сети "Интернет".
3.Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на начальника общего отдела администрации Кыштымского городского округа Астахову Е.А.
Глава Кыштымского
городского округа
Челябинской области
Л.А.ШЕБОЛАЕВА
Административный регламент
предоставления муниципальной услуги
"Информационное обеспечение юридических и физических лиц
в соответствии с их обращениями (запросами)"
I.Общие положения
1.Наименование муниципальной услуги
Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Информационное обеспечение юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами)" (далее - административный регламент) определяет последовательность действий (административных процедур) Архивного отдела Администрации Кыштымского городского округа (далее - Архивный отдел), а также порядок взаимодействия Архивного отдела с органами государственной власти, органами местного самоуправления, государственными и муниципальными архивами при осуществлении муниципальной услуги.
2.Нормативно-правовое регулирование предоставления муниципальной услуги
Муниципальная услуга в Кыштымском городском округе по информационному обеспечению юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами) предоставляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации (ст. 23, ч. 2 ст. 24 ) ("Российская газета", 25.12.1993, N 23);
Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ст. 24, 25, 26 ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, N 43, ст. 1469);
Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 08.05.2006, N 19, ст. 2060);
Федеральным законом от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 13.10.1997, N 41, ст. 8220 - 8235);
Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448);
Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.01.1999 N 107 "О подписании Соглашения о принципах и формах взаимодействия государств - участников Содружества Независимых государств в области использования архивной информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 08.02.1999, N 6, ст. 857);
Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 10.03.1997, N 10, ст. 1127);
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007, N 20);
Законом Челябинской области от 22.09.2005 N 405-ЗО "Об архивном деле в Челябинской области" ("Южноуральская панорама", 18.10.2005, N 192);
Законом Челябинской области от 27.10.2005 N 416-ЗО "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями по комплектованию, учету, использованию и хранению архивных документов, отнесенных к государственной собственности Челябинской области" ("Южноуральская панорама", 22.11.2005, N 215).
3.Органы, участвующие в предоставлении
муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги осуществляет архивный отдел.
Государственный комитет по делам архивов Челябинской области участвует в предоставлении муниципальной услуги, осуществляя координацию, методическое обеспечение деятельности по предоставлению услуги, содействие в автоматизации процедур.
Организации, учреждения и предприятия, являющиеся источниками комплектования архивного отдела, физические лица участвуют в исполнении муниципальной услуги.
II.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
4.Документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги
Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное обращение (запрос) в Архивный отдел.
В случае если запрашиваемая информация содержит сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, для получения муниципальной услуги граждане или лица, уполномоченные ими на основании доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации, представляют в Архивный отдел следующие документы:
1) обращение (запрос) о предоставлении информации;
2) документ, удостоверяющий личность заявителя;
3) письменное разрешение гражданина, а после его смерти письменное разрешение наследников данного гражданина на доступ к архивным документам, содержащим указанные сведения (для третьих лиц).
В случае если собственник или владелец архивных документов, находящихся в частной собственности, установил условия по их использованию, получатель муниципальной услуги представляет в Архивный отдел:
1) обращение (запрос) о предоставлении информации;
2) документ, удостоверяющий личность заявителя;
3) письменное разрешение собственника (владельца) архивных документов.
В случае если запрашиваемая информация содержит государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, доступ к архивным документам осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Порядок обращения в уполномоченный орган для подачи пакета документов и получения результата муниципальной услуги:
1) описание получателей муниципальной услуги:
Получателями муниципальной услуги могут быть юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации, в том числе иностранные граждане и лица без гражданства;
2) обращение (запрос) о предоставлении муниципальной услуги представляется в Архивный отдел:
по почте (в том числе по электронной почте);
при личном посещении.
Требования к оформлению обращения (запроса) о предоставлении муниципальной услуги:
1) обращение (запрос) должен содержать наименование юридического лица (для граждан - фамилию, имя и отчество), почтовый адрес, указание темы (вопроса), хронологию запрашиваемой информации;
2) обращение (запрос) может быть заполнено от руки или машинописным способом, распечатано посредством электронных печатающих устройств;
3) обращение (запрос) может быть оформлен как получателями муниципальной услуги, так и специалистами государственного или муниципальных архивов.
Для предоставления муниципальной услуги заявителями предоставляются:
1) копия трудовой книжки при исполнении запросов, касающихся подтверждения трудового стажа, размера заработной платы;
2) документ, удостоверяющий личность заявителя и полномочия представителя действовать от имени юридического лица;
3) документы, подтверждающие возникновение, изменение, прекращение у заявителя прав по существу запрашиваемой информации.
Для получения сведений, содержащих персональные данные третьих лиц, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя (документ, удостоверяющий права представителя).
Требования к оборудованию мест предоставления муниципальной услуги:
1) помещения для предоставления муниципальной услуги размещаются на нижних этажах зданий или в отдельно стоящих зданиях. Для удобства работы необходим отдельный вход;
2) фасад здания должен быть оборудован осветительными приборами, которые позволят ознакомиться с информационными табличками;
3) на территории, прилегающей к месторасположению уполномоченного органа, оборудуются места для парковки автотранспортных средств, при наличии технической возможности. Для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов на стоянке выделяется не менее десяти процентов мест (но не менее одного места), которые не должны занимать иные транспортные средства;
4) здание (помещение) Архивного отдела должно быть оборудовано информационной табличкой (вывеской).
Информационные таблички должны размещаться рядом с входом либо на двери входа так, чтобы их хорошо видели посетители;
5) в здании (помещении) Архивного отдела оборудован сектор для информирования, зал ожидания. На этаже здания размещается схема расположения помещений в здании.
Места для заполнения необходимых документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются бланками заявлений, письменными принадлежностями;
6) прием получателей муниципальной услуги осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях - местах предоставления муниципальной услуги.
Помещение для непосредственного взаимодействия специалиста с получателями муниципальной услуги организуется в виде отдельного кабинета. Кабинеты приема получателей муниципальной услуги оборудованы информационными табличками с указанием:
номера кабинета;
фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление муниципальной услуги;
времени приема граждан и работы с юридическими лицами;
времени перерыва на обед, технического перерыва.
Рабочее место специалиста в служебном кабинете, осуществляющего прием посетителей, оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, позволяющим получать справочную информацию и информацию по правовым вопросам общего характера, а также печатающим и сканирующим устройствами;
7) место предоставления муниципальной услуги оборудуется системами кондиционирования (охлаждения и нагревания), озонирования и ионизирования воздуха, а также противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны;
8) требования к помещению должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы" СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03.
5.Организация приема заявителей
Прием получателей муниципальной услуги ведется в порядке живой очереди при личном обращении граждан. Предварительная запись на прием может осуществляться при личном обращении получателей муниципальных услуг, по телефону или с использованием электронной почты.
Должностные лица имеют личные идентификационные карточки и (или) настольные таблички с указанием их фамилии, имени, отчества и должности.
Обязательства архивного отдела в отношении графика работы с получателями муниципальной услуги.
Часы приема получателей муниципальной услуги должностными лицами архивного отдела:
понедельник: 9:00 - 17.00;
четверг: 9:00 - 17:00
(обеденный перерыв - с 12.00 до 13.00).
Консультации предоставляются специалистами в течение всего срока предоставления муниципальной услуги, в том числе в неприемное время.
Рабочее время и время предоставления перерыва для отдыха и питания должностных лиц архивного отдела устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка.
6.Порядок информирования о муниципальной услуге
Описание результата предоставления муниципальной услуги:
Результатом предоставления муниципальной услуги в зависимости от темы обращения (запроса) являются:
1) архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
2) архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
3) архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
4) информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;
5) тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров;
6) тематическая подборка копий архивных документов систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме;
7) тематический обзор архивных документов - архивные справочники, включающие систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом.
Ответ на обращение (запрос) получателя муниципальной услуги дается на государственном языке Российской Федерации.
7.Информация о муниципальной услуге предоставляется:
1) непосредственно в помещении Архивного отдела на информационном стенде, в раздаточных информационных материалах (брошюры, буклеты, листовки, памятки), при личном консультировании специалистом;
2) с использованием средств телефонной связи, в том числе личное консультирование специалистом;
3) с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет", электронной связи: размещение на интернет-ресурсах Администрации Кыштымского городского округа, передача информации конкретному адресату по электронной почте;
4) в средствах массовой информации: публикации в газетах, журналах, выступления по радио, на телевидении.
На информационном стенде в помещении Архивного отдела, предназначенном для приема документов, о предоставлении муниципальной услуги размещаются:
1) извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащие нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;
2) текст административного регламента с приложениями (полная версия на интернет-сайте Администрации Кыштымского городского округа и извлечения на информационных стендах);
3) перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и требования, предъявляемые к этим документам;
4) образцы оформления обращения (запроса), необходимого для предоставления муниципальной услуги, и требования к нему;
5) основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги;
6) порядок информирования о ходе предоставления муниципальной услуги;
7) порядок получения консультаций.
8.Сроки предоставления муниципальной услуги
Срок предоставления муниципальной услуги, связанной с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архивного отдела этот срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя.
Срок предоставления муниципальной услуги, исполняющейся по научно-справочному аппарату Архивного отдела, не должен превышать 15 дней с момента регистрации обращения (запроса).
Срок предоставления муниципальной услуги, связанной с предоставлением информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), устанавливается Архивным отделом по согласованию с потребителем муниципальной услуги.
Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, рассматривается в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки.
Время ожидания в очереди для представления документов и получения консультации не должно превышать 30 минут.
Максимальное время ожидания в очереди для получения результатов муниципальной услуги не должно превышать 15 минут.
Время приема обращения (запроса) от получателя муниципальной услуги, оценка полноты, достаточности сведений, указанных в запросе (заявлении), не должно превышать 30 минут.
Время приема получателя муниципальной услуги для выдачи запроса и консультации по интересующим вопросам не может превышать 10 минут.
9.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
Муниципальная услуга не предоставляется в случаях:
1) отсутствия в обращении (запросе) необходимых сведений для проведения поисков запрашиваемой информации;
2) отсутствия у потребителя муниципальной услуги документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;
3) отсутствия в запросе (заявлении) наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового адреса заявителя.
26.Предоставление муниципальной услуги осуществляется на безвозмездной основе.
III.Административные процедуры
10.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов юридических и физических лиц включает в себя следующие административные процедуры:
1) регистрация обращения (запроса) получателя муниципальной услуги;
2) анализ тематики обращения (запроса) получателя муниципальной услуги;
3) подготовка и направление пользователям результатов оказания муниципальной услуги.
11.Регистрация обращения (запроса) получателя муниципальной услуги
Регистрация обращения (запроса) получателя муниципальной услуги является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
Специалист, ответственный за прием документов, проверяет правильность адресации и составления запроса. При неправильном заполнении бланка запроса специалист указывает на недостатки и возможность их устранения, оказывает помощь заявителю в заполнении запроса.
Письменный запрос регистрируется в день его поступления в Архивный отдел.
Результатом выполнения административной процедуры является принятие запроса на рассмотрение и его регистрация.
12.Подготовка и направление пользователям результатов оказания муниципальной услуги
В случае если обращение (запрос) не может быть исполнено, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения обращения (запроса), адресах соответствующих государственных и ведомственных архивов.
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.
Муниципальная услуга считается предоставленной, если потребителю муниципальной услуги предоставлена запрашиваемая документированная информация или дан мотивированный ответ об ее отсутствии.
13.Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется начальником Архивного отдела, ответственными за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.
Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.
Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Архивного отдела.
По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Проверки могут быть плановыми (в соответствии с Основными направлениями развития архивного дела в Челябинской области и полугодовыми планами работы Архивного отдела) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются работники Архивного отдела.
Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
14.Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения административного регламента
Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего административного регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
На действия (бездействия) специалистов архивного отдела и решения, принимаемые ими в ходе выполнения административного регламента, заинтересованными лицами могут быть поданы жалобы Главе Кыштымского городского округа, начальнику общего отдела администрации Кыштымского городского округа, начальнику архивного отдела администрации Кыштымского городского округа.
Письменные и устные обращения (жалобы) граждан принимаются и регистрируются ответственными за это специалистами.
Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
1) фамилию, имя, отчество;
2) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
3) изложение сути жалобы;
4) личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
Заинтересованные лица могут обратиться с жалобой на действия (бездействия) сотрудников архивного отдела:
на специалистов отдела - начальнику архивного отдела,
на начальника архивного отдела - Главе Кыштымского городского округа, начальнику общего отдела Администрации Кыштымского городского округа.
Начальник архивного отдела ведет личный прием граждан.
При рассмотрении устных обращений граждан необходимо:
1) обеспечить объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
2) в случае необходимости затребовать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы для принятия обоснованного решения;
3) по результатам рассмотрения жалобы принимать меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дать письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов;
3) систематически анализировать и обобщать обращения, содержащиеся в них критические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и законных интересов граждан.
Письменная жалоба рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
Ответ на жалобу направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
Ответ на жалобу не дается в случаях:
1) если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
2) если текст жалобы не поддается прочтению;
3) если в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи;
4) если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.
Об отказе в рассмотрении жалобы заявитель уведомляется письменно.
Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего административного регламента, в судебном порядке осуществляется в порядке, установленном действующим законодательством.
Начальник общего отдела
Администрации
Кыштымского городского округа
Челябинской области
Е.А.АСТАХОВА