Постановление от 27.03.2008 г № 256
О развитии архивного дела в районе
Работа архивного отдела администрации Измалковского муниципального района проводилась в соответствии с Федеральным законом N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации", Положением об архивном фонде Липецкой области и архивах, Положением об архивном отделе администрации муниципального района, Законом Липецкой области "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела", осуществлялись государственные полномочия по хранению, комплектованию, учету и использованию документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории Измалковского района. Специалисты отдела сосредоточили внимание на улучшении условий для хранения архивных документов, обеспечение их сохранности и комплектование архивного фонда района. Для выполнения поставленных задач проведен ряд мероприятий, связанных с укреплением материально-технической базы архива. Проведена частичная обработка документов постоянного хранения и по личному составу в количестве 1000 дел за счет средств областного бюджета. Закартонировано 4012 дел по личному составу и постоянного хранения.
В целях повышения уровня безопасности и улучшения условий хранения архивных документов в архивохранилище документов постоянного хранения установлена охранно-пожарная сигнализация, а в архивохранилище документов по личному составу установлена пожарная сигнализация. Все документы в упорядоченном состоянии хранятся в архивохранилищах на металлических стеллажах. Загруженность имеющихся архивохранилищ составляет 98%.
На учете в архиве 152 фонда, в которых хранится 19703 единиц, в том числе 8802 дела постоянного хранения, 10901 дело по личному составу. Осуществлен прием документов по личному составу и постоянного хранения от всех ликвидированных и реорганизованных учреждений, организаций и предприятий. Проведена работа по упорядочению документов в учреждениях, организациях и предприятиях. Специалистами архивного отдела в помощь работникам ведомственных архивов разработано 18 примерных инструкций по делопроизводству, 7 номенклатур дел, 5 положений об архиве и 5 положений об ЭК.
Одновременно с учетом документов велась работа по использованию документов архивного фонда. По документам исполнено 1014 запросов социально-правового характера. Специалисты архивного отдела совместно со специалистами ГУ УПФ РФ в Измалковском районе провели работу по документальной проверке индивидуальных сведений о трудовом стаже, заработной плате. Для работы было выдано 235 дел.
В течение года велась работа по составлению договоров с негосударственными учреждениями.
Отметить положительную работу сельских поселений сельсоветов по архивному делу и делопроизводству: Слободского, Пятницкого, Петровского, Афанасьевского, Васильевского, Ровенского, Пречистенского, Измалковской районной библиотеки, ГУ УПФ РФ в Измалковском районе, ЦРБ "Измалковская".
Вместе с тем имеется ряд недостатков, которые мешают развитию архивного дела в районе:
- учреждения, организации и предприятия нарушают сроки упорядочения и сдачи документов в архив, так, например: Измалковское райпо не сдали документы постоянного срока хранения в архив с 1994 года и не обработаны документы с 1997 года; Отделение Федерального казначейства по Измалковскому району не обработало документы постоянного хранения с 2003 года, а по личному составу - с 2001 года; в Преображенской сельской администрации документы не обработаны с 2003 года, в отделе архитектуры документы обработаны по 1999 год; в СХПК "Первое Мая" документы постоянного хранения обработаны по 2003 год, а сданы в архив лишь по 1999 год;
- состояние сданных документов не соответствует требованиям (дела не подшиты, обложки дел не оформлены, отсутствует нумерация листов, нет заверительных надписей);
- состав ЭК не обновляется и ЭК не работают по составлению номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, актов о выделении документов временного срока хранения к уничтожению и упорядочению документов постоянного срока хранения и по личному составу;
- в учреждениях, организациях и предприятиях отсутствуют помещения для ведомственного хранения документов.
В целях улучшения работы архивного отдела администрации муниципального района постановляю:
1.Рекомендовать руководителям учреждений, организаций и предприятий, главам сельских поселений сельсоветов, руководителям агрофирм:
1.1.Принять меры по созданию оптимальных условий для хранения документов и обеспечения их физической сохранности в соответствии с требованиями, предъявленными к помещениям ведомственных архивов.
1.2.Проводить упорядочение документов, их обработку и сдачу в муниципальный архив согласно утвержденному графику.
1.3.Регулярно обновлять состав экспертных комиссий и разработать инструкции по делопроизводству на примере типовых.
1.4.Вовремя представлять номенклатуры дел на согласование в архивный отдел.
2.Архивному отделу администрации муниципального района:
2.1.Ходатайствовать перед главой администрации о выделении дополнительного помещения под архивохранилище.
2.2.Провести семинар с лицами, ответственными за архив и делопроизводство учреждений, организаций и предприятий по вопросу ведения делопроизводства, сохранности архивных документов, составлению описей дел постоянного хранения и по личному составу и сдаче документов в архив.
2.3.Усилить контроль за состоянием ведомственных архивов.
2.4.Контролировать работу по сохранности документов в реорганизованных и ликвидированных учреждениях, организациях и предприятиях всех форм собственности.
И.о. главы Измалковского
муниципального района
В.А.КОРШИКОВ