Приложение к Постановлению от 28.09.2015 г № 498 Положение
Положение
Раздел I.Общие положения
1.1.Архивный отдел администрации Красноармейского муниципального района (далее именуется - отдел) является структурным подразделением администрации Красноармейского муниципального района (далее именуется - Администрация района). В своей деятельности отдел подчиняется Главе Красноармейского муниципального района, методическое руководство и контроль деятельности отдела осуществляет Комитет по делам архивов Челябинской области.
1.2.В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Челябинской области, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Уставом Красноармейского муниципального района, правовыми актами главы района, приказами и Инструкциями Федеральной Архивной службы России, комитета по делам архивов Челябинской области и настоящим положением.
1.3.Положение об отделе, дополнения и изменения в него утверждаются главой района.
1.4.Должности начальника и специалистов отдела относятся к должностям муниципальной службы.
Лица, исполняющие обязанности по техническому обеспечению деятельности отдела, не являются муниципальными служащими.
1.5.Отдел имеет гербовую печать для заверения архивных справок, копий, выписок из документов, штампы с указанием своего наименования.
1.6.Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых главой Красноармейского муниципального района, с учетом рекомендаций Государственного комитета по делам архивов Челябинской области.
1.7.Администрация Красноармейского муниципального района обеспечивает отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; их содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников. При передаче помещений, в которых находится отдел, другим организациям руководство Администрации принимает решение о предварительном предоставлении равноценных или более подходящих для размещения документов помещений.
1.8.Место нахождения отдела: ул. Комсомола, д. 56, с. Миасское, Красноармейский район, Челябинская область, 456660.
Раздел II.Состав документов
2.1.Архив хранит:
- документы постоянного хранения государственной части Архивного фонда Челябинской области, образовавшиеся в деятельности районных органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, организаций, являющихся источниками комплектования архива, а также организаций, находящихся в совместном ведении района и субъекта Российской Федерации;
- документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связана с историей района, поступившие на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа;
- фотодокументы, отражающие прошлое и настоящее района;
- документы по личному составу ликвидированных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника;
- печатные, иллюстрированные и другие материалы, дополняющие фонд архива.
2.2.Архив хранит также учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые в практической работе отдела.
2.3.Документы негосударственной части Архивного фонда Челябинской области поступают на хранение в архив на основании договоров, заключенных между собственниками документов и архивом, действующим от имени администрации района.
Раздел III.Основные задачи отдела
3.Основными задачами отдела являются:
1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен настоящим положением;
2) учет и обеспечение сохранности документов;
3) создание научно-справочного аппарата к документам архива;
4) использование хранящихся в архиве документов;
5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Раздел IV.Основные функции отдела
4.Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:
1) проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
2) ведет учет архивных документов постоянного хранения, а также архивных документов временного хранения, принятых от ликвидированных организаций; представляет в установленном порядке учетные данные в Государственный комитет по делам архивов Челябинской области;
3) обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
4) принимает упорядоченные документы структурных подразделений администрации района и организаций - источников комплектования архива;
5) составляет список организаций и учреждений - источников комплектования архива, проводит систематическую работу по его уточнению;
6) оказывает организационно-методическую помощь организациям - источникам комплектования отдела:
- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;
- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
- по упорядочению документов по личному составу;
7) рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах и экспертных комиссиях, инструкции по делопроизводству организаций - источников комплектования;
8) рассматривает и представляет в Государственный комитет по делам архивов Челябинской области поступившие от организаций номенклатуры дел, описи дел постоянного хранения и по личному составу;
9) разрабатывает и реализует мероприятия по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб;
10) ведет в установленном порядке учет документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования;
11) проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы с документами для организаций района;
12) осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях администрации района и организаций - источников комплектования архива;
13) предоставляет архивные документы пользователям, готовит копии архивных документов по их запросам;
14) создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
15) организует информационное обеспечение руководителей и структурных подразделений администрации района, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе и социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
16) готовит проекты Постановлений и Распоряжений главы района в пределах компетенции отдела;
17) проводит выставки архивных документов, готовит публикации по архивным документам в средствах массовой информации, проводит информационные мероприятия (экскурсии, презентации, дни открытых дверей, уроки для студентов и школьников).
Раздел V.Обеспечение деятельности отдела
5.1.Для выполнения основных задач и функций архивный отдел имеет право:
1) участвовать в совещаниях и заседаниях, проводимых главой района;
2) требовать своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
3) контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях администрации района и организаций - источников комплектования архива;
4) запрашивать от структурных подразделений администрации района и организаций - источников комплектования архива (всех форм собственности) - необходимые для работы архива сведения;
5) вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
6) участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации; федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления;
7) вносить на рассмотрение главы района предложения по вопросам улучшения деятельности архивного отдела, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий;
8) вносить на рассмотрение главы района предложения по вопросам обеспечения отдела помещением, отвечающим требованиям постоянного хранения документов, его содержания, технического оснащения, оборудования, охраны и создания других необходимых условий для сохранности документов, принятых на хранение.
5.2.Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами местного самоуправления района и сельских поселений, структурными подразделениями администрации района, учреждениями и организациями по вопросам обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Челябинской области.
5.3.В соответствии с инструкцией по делопроизводству администрации района, функциональными обязанностями, для заверения архивных справок, копий и выписок из документов отдел использует круглую печать и штамп с названием отдела. Архивные справки составляются по установленной форме на бланках с угловым штампом с указанием названия отдела и изображением герба Челябинской области.
5.4.При смене начальника отдела прием-передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии. Акт приема-передачи утверждается главой района.
5.5.Структура отдела и численность работников отдела устанавливаются исходя из утвержденной структуры и численности работников администрации района.
5.6.Сотрудники отдела несут ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей в соответствии с действующим трудовым законодательством и законами о муниципальной службе Российской Федерации и Челябинской области.
Раздел VI.Руководство отделом
6.1.Руководство осуществляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой района по представлению заместителя главы района - руководителя аппарата администрации района, координирующего данное направление работы, по согласованию с комитетом по делам архивов администрации Челябинской области.
6.2.На должность начальника отдела назначается лицо, имеющее законченное высшее профессиональное образование. Квалификационные требования к стажу муниципальной службы или стажу работы по специальности, профессиональным знаниям и навыкам лица, назначаемого на должность начальника отдела, устанавливаются в соответствии с законодательством Челябинской области.
6.3.Начальник руководит деятельностью отдела:
1) руководит деятельностью отдела;
2) разрабатывает для утверждения главой района Положение об отделе, должностные инструкции сотрудников отдела;
3) планирует работу отдела;
4) принимает участие в работе совещаний, проводимых главой района, заместителем главы района - руководителем аппарата администрации района; вносит предложения по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
5) вносит заместителю главы района - руководителю аппарата администрации района предложения о наложении дисциплинарного взыскания на работников отдела, допустивших должностной проступок, а также о поощрении сотрудников отдела за успешное и добросовестное исполнение должностных обязанностей;
6) организует прием граждан, рассмотрение заявлений, предложений, принимает по ним решение;
7) готовит справки, отчеты, информации по вопросам компетенции отдела;
8) подписывает служебную документацию в пределах компетенции отдела;
9) ведет делопроизводство, документацию и отчетность для Комитета по делам архивов Челябинской области;
10) осуществляет иные полномочия в соответствии законодательством Российской Федерации и Челябинской области.
6.4.Начальник отдела несет персональную ответственность за:
1) несоблюдение условий обеспечения сохранность документов;
2) утрату и несанкционированное уничтожение документов;
3) необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;
4) нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством;
5) невыполнение задач и функций, возложенных на отдел настоящим Положением, поручений и распоряжений главы района, заместителя главы района - руководителя аппарата администрации района;
6) за сохранность имущества и документов, находящихся в ведении отдела;
7) за соблюдением сотрудниками отдела внутреннего трудового распорядка администрации района и исполнительной дисциплины.
Раздел VII.Взаимоотношение
6.1.Отдел для выполнения возложенных на него задач и функций взаимодействует со всеми структурными подразделениями администрации Красноармейского муниципального района, отраслевыми (функциональными) и территориальными (районными) органами Красноармейского района, Государственным комитетом по делам архивов Челябинской области, с организациями - источниками комплектования Архивного отдела, а также сторонними организациями, предприятиями и учреждениями, осуществляющими свою деятельность на территории Красноармейского района.
6.2.При предоставлении государственной (муниципальной) услуги "Информационное обеспечение юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами)" отдел взаимодействует с учреждениями Пенсионного фонда Российской Федерации на территории Челябинской области и с Муниципальным казенным учреждением "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Красноармейского муниципального района".
Раздел VIII.Финансирование деятельности отдела
7.Финансирование работников отдела осуществляется за счет средств районного бюджета и иных средств, полученных в установленном действующим законодательством порядке.
Раздел IX.Ликвидация и реорганизация отдела
8.1.Реорганизация и ликвидация отдела осуществляются по распоряжению в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством.
8.2.Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются учреждению-правопреемнику.
Начальник
архивного отдела
администрации
Красноармейского
муниципального района
Челябинской области
О.О.ЗИНОВЬЕВА