Информация УФНС РФ по Челябинской обл. от 23.03.2005 г № Б/Н
Заполняем справку 2-НДФЛ за 2004 год
В соответствии с 23-й главой НК РФ организации и индивидуальные предприниматели, выплачивающие доходы физическим лицам, являются налоговыми агентами. Они должны представлять сведения о доходах физических лиц в налоговые органы в виде справки по форме 2-НДФЛ. В статье рассматривается порядок заполнения этой справки.
Сведения о доходах физических лиц за 2004 год отражаются в справке по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583 "Об утверждении форм отчетности по налогу на доходы физических лиц за 2003 год" (далее - приказ N БГ-3-04/583). Об этом сообщается в письме ФНС России от 14.02.2005 N ГИ-6-04/122@.
Налоговые агенты представляют справку о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ (далее - Справка) в налоговые органы по месту своего учета в таком порядке:
- ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ);
- в течение одного месяца с момента, когда налоговый агент не смог удержать у физического лица исчисленную сумму налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Кроме того, налоговый агент должен выдать Справку физическому лицу на основании его заявления. Это следует из пункта 3 статьи 230 НК РФ.
В налоговые органы Справки представляются на бумажных носителях (если налоговый агент выплатил доходы не более чем 10 физическим лицам) или в электронном виде (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Обратите внимание: при формировании справок 2-НДФЛ за 2004 год на бумажных носителях в верхнем поле вместо "за 2003 год" указывается "за 2004 год", а вместо "в ИМНС _" - "в ИФНС _".
При представлении справок 2-НДФЛ в электронном виде в реквизите "ТипИнф" нужно указать значение "ДОХОД2003", а в реквизите "ИдДок" в позициях с 22-й по 25-го - год, за который подаются сведения, - 2004.
Общие требования к заполнению Справки
Справка заполняется отдельно по каждому физическому лицу, получившему доходы от налогового агента.
Налоговый агент отражает в Справке все доходы, полученные от него налогоплательщиком в налоговом периоде, которые учитываются при определении налоговой базы (в том числе доходы, по которым предусмотрены налоговые вычеты). Суммы, удерживаемые из дохода налогоплательщика по его распоряжению, решению суда или иных органов власти, при заполнении Справки не учитываются.
Все суммы в Справке отражаются в рублях и копейках через десятичную точку, за исключением сумм налога, которые рассчитываются в полных рублях (по правилам округления).
При заполнении Справки используются справочники, приведенные в приказе МНС России от 01.11.2000 N БГ-3-08/379.
Рассмотрим на примере, как заполняется справка 2-НДФЛ за 2004 год.
Образец заполнения справки прилагается.
ПРИМЕР
И.И.Петрова работает в ООО "Альфа". Ее оклад - 10000 руб. в месяц.
Сотрудница подала в бухгалтерию предприятия заявление о предоставлении ей стандартных налоговых вычетов:
- 500 руб. как супруге военнослужащего, погибшего при исполнении обязанностей военной службы. Для подтверждения права на этот вычет И.И. Петрова представила копию свидетельства о браке, копию свидетельства о смерти супруга и копию справки, подтверждающей, что она является вдовой военнослужащего;
- 600 руб. как одинокой матери на содержание одного ребенка. Для подтверждения права на этот вычет сотрудница представила копию свидетельства о рождении ребенка.
Напомним, что вычет в размере 500 руб. и удвоенный вычет на ребенка И.И. Петрова вправе получать до тех пор, пока повторно не выйдет замуж.
Кроме того, сотрудница имеет право на получение стандартного налогового вычета в размере 400 руб. Однако в пункте 2 статьи 218 НК РФ сказано, что если налогоплательщик имеет право более чем на один стандартный вычет, ему предоставляется максимальный из них.
Заработная плата в ООО "Альфа" выдается 10-го числа месяца, следующего за отработанным.
И.И.Петровой принадлежат 50 акций ООО "Альфа". В марте 2004 года ей выплатили дивиденды в размере 500 руб. (10 руб. x 50 акций). Из них по расчету бухгалтера налогом на доходы физических лиц облагаются 400 руб.
ООО "Альфа" 31 мая 2004 года предоставило И.И. Петровой заем 20000 руб. на 5 месяцев под 8 % годовых. Проценты по займу ежемесячно удерживаются из ее зарплаты.
Процентная ставка по договору займа меньше, чем 3/4 ставки рефинансирования, установленной Банком России на дату выдачи займа - 10,5 % (14 % x 3/4). Поэтому у сотрудницы возникает материальная выгода в виде экономии на процентах. И.И. Петрова выписала ООО "Альфа" налоговую доверенность на удержание и уплату НДФЛ с материальной выгоды из зарплаты.
В сентябре 2004 года среди сотрудников ООО "Альфа" проводился конкурс. И.И. Петрова выиграла микроволновую печь, рыночная стоимость которой 9440 руб., в том числе НДС - 1440 руб.
Заполняем разделы 1 и 2
В этих разделах Справки указываются сведения о налогоплательщике и налоговом агенте, от которого налогоплательщик получил доходы.
В пункте 1.1 через разделитель отражаются ИНН и КПП организации (для индивидуальных предпринимателей только ИНН).
В пункте 1.2 налоговые агенты указывают контактный телефон, а в пункте 1.3 - код территории муниципального образования по ОКАТО, в бюджет которого перечисляется НДФЛ.
В пункте 1.4 налоговые агенты - организации указывают свое сокращенное наименование (как оно записано в ЕГРЮЛ), причем сначала фирменное наименование (прописными буквами), а затем аббревиатуру сокращения организационно-правовой формы, например, "АЛЬФА" ООО.
Налоговые агенты - индивидуальные предприниматели в этом пункте указывают фамилию, имя и отчество (как они записаны в документе, удостоверяющем личность).
В пункте 2.1 раздела 2 отражается ИНН (если он есть) физического лица - получателя дохода. Если этот пункт заполнен, пункты 2.4 - 2.6 можно не заполнять. Причем пункты 2.5 и 2.6 заполняются либо не заполняются одновременно.
В пункт 2.2 вписывается номер страхового свидетельства ПФР (если таковое имеется).
В пункте 2.3 отражается статус налогоплательщика: для налоговых резидентов России - 1, для нерезидентов - 2. Напомним, что налоговые нерезиденты - это физические лица, которые в отчетном периоде находились в России в общей сложности менее 183 дней.
В пункте 2.4 записываются фамилия, имя и отчество физического лица - получателя дохода (на основании документа, удостоверяющего личность).
В пункте 2.5 указывается код документа, удостоверяющего личность налогоплательщика. Он берется из соответствующего справочника.
В пункте 2.6 отражаются реквизиты документа, указанного в пункте 2.5. При этом слова "серия" и "номер", а также знак "N" не печатаются.
В пункте 2.7 арабскими цифрами записывается дата рождения налогоплательщика: число, месяц и год.
В пункте 2.8 указывается код страны постоянного проживания физического лица. Он берется из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ), утвержденного Постановлением Госстандарта России от 14.12.2001 N 529-ст.
В пункт 2.9 вписывается полный адрес постоянного места жительства налогоплательщика в стране, налоговым резидентом которой он является. Адрес нужно взять из документа, удостоверяющего личность налогоплательщика, или из иного документа, подтверждающего адрес его постоянного места жительства.
Для налоговых резидентов Российской Федерации (как российских, так и иностранных граждан) в пункте 2.9 указывается адрес их постоянного места жительства в России (для иностранных граждан - адрес регистрации).
Для российских граждан, не являющихся налоговыми резидентами, в пункте 2.9 может быть указан адрес места жительства либо за пределами России, либо на ее территории.
Обратите внимание: в пункте 2.9 Справки, заполняемой для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами России, обязательно записывается код страны постоянного проживания. В Справках, заполняемых по доходам налоговых резидентов, код страны отражается только в случае, если физическое лицо не имеет постоянного места жительства в России.
Код страны постоянного места жительства указывается только для физических лиц - налоговых нерезидентов, которые не имеют постоянного места жительства в Российской Федерации.
Если один из элементов адреса отсутствует, отведенное для него поле не заполняется.
Заполняем раздел 3
В разделе 3 отражаются сведения о доходах, подлежащих налогообложению. Напомним, что по ставке 13 % облагаются доходы физических лиц - налоговых резидентов Российской Федерации, а по ставке 30 % - доходы нерезидентов.
В пункте 3.1 записываются все суммы доходов, которые получены физическим лицом в налоговом периоде независимо от их размера и которые учитываются при определении налоговой базы, облагаемой по ставке 13 или 30 % (за исключением доходов от реализации имущества, указанных в разделе 7 Справки). Здесь же отражаются вычеты, на сумму которых уменьшены доходы. Каждый вид дохода и соответствующий ему вычет указываются отдельно.
По условиям нашего примера пункт 3.1 нужно заполнить так.
Доход в виде заработной платы имеет код 2000. Сумма этого дохода у И.И. Петровой - 120000 руб. (10000 руб. x 12 мес.).
Стандартные налоговые вычеты по НДФЛ в пункте 3.1 не указываются, так как они отражаются в пункте 3.3.
Приз, полученный в проведенном работодателем конкурсе, - это доход по коду 2750. Стоимость такого приза облагается по ставке 13 % (ставка 35 % предусмотрена только для призов, полученных в конкурсах, проводимых в рекламных целях).
Сумма дохода И.И. Петровой в виде приза равна 9440 руб. (учитывается с НДС). В полях "Код вычета" и "Сумма вычета" ставятся прочерки, так как по этому виду дохода не применяется льгота в виде его уменьшения на 2000 руб., установленная пунктом 28 статьи 217 НК РФ.
Других доходов, облагаемых по ставке 13 %, у И.И. Петровой нет.
В пункте 3.2 приводится расшифровка доходов, полученных за год и облагаемых по ставке 13 %, по месяцам. В этом пункте суммы доходов также указываются без учета предоставленных стандартных налоговых вычетов.
В нашем примере сумма дохода И.И. Петровой за каждый месяц, кроме сентября, составила 10000 руб. В сентябре к сумме заработной платы добавляется стоимость приза, выигранного в конкурсе, - 9440 руб.
В пункте 3.3 указываются коды и суммы стандартных налоговых вычетов, которые налоговый агент предоставил налогоплательщику. Каждый вид стандартных вычетов записывается по отдельной строке.
Напомним, что стандартные налоговые вычеты предоставляются только при определении налоговой базы по доходам, облагаемым по ставке 13 %.
Если сумма стандартных налоговых вычетов, на которые налогоплательщик имел право в налоговом периоде, больше суммы облагаемых доходов, сумма превышения на следующий налоговый период не переносится.
Если право на тот или иной вычет возникает у налогоплательщика не с начала года (например, при рождении ребенка или поступлении на работу в середине года), стандартные налоговые вычеты предоставляются с того месяца, когда возникло такое право.
В нашем примере, пункт 3.3 заполняется в следующем порядке.
Налоговый вычет в размере 500 руб. имеет код 104. Этот вычет предоставляется в течение всего года независимо от величины дохода. Общая сумма данного стандартного налогового вычета у И.И. Петровой составила:
500 руб. x 12 мес. = 6000 руб.
Код стандартного налогового вычета на ребенка для одинокого родителя - 102. Такой вычет ООО "Альфа" предоставляло И.И. Петровой только в январе и феврале. В марте совокупный доход сотрудницы превысил 20000 руб. Общая сумма предоставленного вычета на ребенка равна:
600 руб. x 2 мес. = 1200 руб.
В пункте 3.4 суммируются все виды доходов, указанных в пункте 3.1.
По условиям примера общая сумма доходов И.И. Петровой составляет:
120000 руб. + 9440 руб. = 129440 руб.
В пункте 3.5 рассчитывается налоговая база, облагаемая по ставке 13 %. Она определяется как разница между суммой дохода, указанной в пункте 3.4, и суммами вычетов, отраженных в пунктах 3.1 и 3.3.
В нашем примере облагаемая сумма дохода И.И. Петровой равна:
129440 руб. - 6000 руб. - 1200 руб. = 122240 руб.
В пункте 3.6 исчисляется сумма налога:
122240 руб. x 13 % = 15891 руб.
В пункте 3.7 отражается общая сумма налога, который удержан из доходов, фактически выплаченных налогоплательщику. В нашем примере это 15891 руб.
Заполняем раздел 4
Данный раздел предназначен для отражения доходов, полученных физическими лицами - налоговыми резидентами России от долевого участия в организации.
Налоговая база в отношении дивидендов определяется с учетом положений статей 214 и 275 НК РФ. Налог с дивидендов исчисляется отдельно по каждой выплате. В 2004 году дивиденды облагались по ставке 6 %. (С 1 января 2005 года ставка НДФЛ по дивидендам составляет 9 %.)
В пункте 4.1 Справки отражается общая сумма дивидендов, распределенных в пользу физического лица. В нашем примере это 500 руб.
В пункте 4.2 указывается сумма дивидендов, облагаемая НДФЛ. В данном случае - 400 руб.
Пункты 4.3 и 4.4 предназначены для отражения сумм исчисленного и удержанного налога соответственно. В нашем примере сумма налога на доходы физических лиц равна:
400 руб. x 6 % = 24 руб.
Обратите внимание: к доходам в виде дивидендов не применяются стандартные, социальные, профессиональные и имущественные вычеты. Об этом сказано в пункте 4 статьи 210 НК РФ.
Заполняем раздел 5
В разделе 5 отражаются доходы, облагаемые по ставке 35 %. В пункте 5.1 указываются коды и суммы доходов, облагаемых по ставке 35 %.
В нашем примере в пункте 5.1 записывается код 2610, относящийся к материальной выгоде, полученной от экономии на процентах.
Общая сумма дохода в виде экономии на процентах рассчитывается следующим образом. Сначала определяется сумма процентов исходя из 3/4 ставки рефинансирования, установленной Банком России на момент выдачи займа. Проценты по договору займа начисляются за 153 дня (с 1 июня по 31 октября 2004 года). До 15 июня 2004 года эта ставка составляла 14 %. Сумма процентов, рассчитанная исходя из 3/4 ставки рефинансирования (14 % x 3/4 = 10,5 %), составляет:
20000 руб. x 10,5 %: 366 дн. x 153 дн. = 877,87 руб.
Затем исчисляется сумма процентов, которая должна быть удержана согласно условиям договора займа:
20000 руб. x 8 %: 366 дн. x 153 дн. = 668,85 руб.
После этого определяется сумма материальной выгоды в виде экономии на процентах:
877,87 руб. - 668,85 руб. = 209,02 руб.
Данная сумма отражается в пункте 5.1 справки 2-НДФЛ.
В пункте 5.2 указывается общая сумма дохода, облагаемого по ставке 35 %, а в пункте 5.3 - облагаемая сумма дохода. В нашем случае в эти пункты переносится сумма из пункта 5.1 - 209,02 руб.
В пункте 5.4 исчисляется сумма налога:
209,02 руб. x 35 % = 73 руб.
В пункте 5.5 указывается сумма налога, удержанная из зарплаты И.И. Петровой, - 73 руб.
Заполняем разделы 6 и 7
Раздел 6 предназначен для отражения общей суммы НДФЛ, исчисленного по разным ставкам и удержанного со всех доходов. В пунктах 6.1 и 6.2 указываются общие суммы исчисленного и удержанного налога соответственно.
По условиям нашего примера в этих пунктах отражается сумма 15988 руб.
(15891 руб. + 24 руб. + 73 руб.).
В пунктах 6.3 - 6.7 указываются:
- суммы налога на доходы физических лиц, возвращенные налогоплательщику или зачтенные в счет исполнения налоговых обязательств отчетного периода по итогам перерасчета налога за прошлые налоговые периоды;
- суммы задолженности по НДФЛ, числящиеся за налогоплательщиком и (или) налоговым агентом на конец отчетного периода;
- суммы налога, переданные на взыскание в налоговый орган.
Обратите внимание: если налоговый агент пересчитывает налог на доходы физических лиц за предшествующие налоговые периоды для уточнения налоговых обязательств, это оформляется новыми справками 2-НДФЛ, на которых указывается дата их составления и которым присваиваются новые номера.
В разделе 7 отражаются суммы дохода, полученные физическими лицами - налоговыми резидентами Российской Федерации от реализации любого имущества, принадлежащего им на праве собственности.
Код дохода в зависимости от вида проданного имущества берется из справочников.
По условиям нашего примера разделы 6 и 7 не заполняются.
Справка 2-НДФЛ для нерезидентов
При заполнении справки 2-НДФЛ по доходам физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами России, следует учитывать такие особенности.
В разделе 2 имена и фамилии иностранных физических лиц можно написать латинскими буквами.
Если налогоплательщик не является налоговым резидентом России (фактически находится на территории России менее 183 дней в календарном году), в пункте 2.9 Справки указывается адрес места жительства в стране постоянного проживания. Обязательным для заполнения в этом случае является поле "Код страны". Поля "Индекс" и "Код региона" не заполняются. Далее адрес записывается в произвольной форме (возможно использование букв латинского алфавита).
В пункте 3.1 отражаются доходы, полученные такими лицами от источников в России за налоговый период, а также полагающиеся им налоговые вычеты. Напомним, что при определении налоговой базы по доходам физического лица - нерезидента общую сумму доходов можно уменьшить на суммы налоговых вычетов, предусмотренных пунктом 28 статьи 217 (до 2000 руб. по каждому основанию), а также статьей 214.1 НК РФ (расходы на приобретение, хранение и реализацию ценных бумаг). Профессиональные, имущественные и стандартные налоговые вычеты нерезидентам не предоставляются. Поэтому соответствующие пункты раздела 3 не заполняются.
В пункте 3.6 указывается сумма исчисленного налога. По доходам нерезидентов налог исчисляется по ставке 30 %.
Разделы 4, 5 и 7 справки 2-НДФЛ для нерезидентов не заполняются.
Советник налоговой службы РФ
II ранга,
Управление налогообложения
доходов физических лиц,
исчисления и уплаты
государственной пошлины
С.ТРУФАНОВ
Приложения
2005-03-23 Приложение к Информации от 23 марта 2005 года № Б/Н