Приложение к Постановлению от 30.12.2011 г № 2650

1.Разработчик стандарта: общий отдел администрации города Троицка
2.Область применения стандарта: оказание муниципальных услуг в области архивного дела на территории города Троицка
3.Термины и определения:
- Архивный фонд Российской Федерации - совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. Архивный фонд Российской Федерации по форме собственности подразделяется на архивные документы, относящиеся к федеральной собственности, государственной собственности, муниципальной собственности и частной собственности;
- архивное дело - отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов;
- муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
- архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника;
- подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
- копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
- заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Исполнитель услуг - МБУ "Архив города Троицка" (далее по тексту - архив), осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивного фонда Российской Федерации, а также документов по личному составу ликвидированных учреждений, предприятий, организаций, осуществлявших свою деятельность на территории Троицкого городского округа.
Получатель услуг - государственный орган, орган местного самоуправления, юридические и физические лица, общественные объединения, обращающиеся к исполнителю услуг для получения и использования информации, по вопросам хранения и учета архивных документов.
4.Нормативные правовые акты, регламентирующие качество предоставления услуг:
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральный закон от 27 июля 2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";
Постановление Правительства Российской Федерации от 29.01.1999 N 107 "О подписании соглашения о принципах и формах взаимодействия государств - участников Содружества независимых государств в области использования архивной информации";
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Закон Челябинской области от 22.09.2005 N 405-ЗО "Об архивном деле в Челябинской области";
Закон Челябинской области от 27.10.2005 N 416-ЗО "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями по комплектованию, учету, использованию и хранению архивных документов, отнесенных к государственной собственности Челябинской области".
5.Основные факторы качества, используемые в стандарте:
- документы, регламентирующие деятельность исполнителя услуг;
- условия размещения и режим работы исполнителя услуг;
- техническое оснащение исполнителя услуг (оборудование и приборы, обеспечивающие сохранность документов, офисная техника и т.д.);
- укомплектованность исполнителя услуг специалистами и их квалификация;
- требования к технологии оказания услуг;
- информационное сопровождение деятельности исполнителя услуг;
- контроль за деятельностью исполнителя услуг;
- ответственность за качество оказания услуг;
- критерии оценки качества услуг.
II.Требования к качеству оказания муниципальных услуг в разрезе услуг
1.Сведения об услуге "Предоставление архивной информации пользователям"
Муниципальное бюджетное учреждение "Архив города Троицка" оказывает услугу по использованию архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, занимается подготовкой радио- и телепередач, статей и подборок документов, организует выставки архивных документов.
Оказывая услугу, муниципальное бюджетное учреждение "Архив города Троицка":
- предоставляет организациям и гражданам архивную информацию, копии архивных документов;
- исполняет социально-правовые запросы юридических и физических лиц по документам МБУ "Архив города Троицка";
- исполняет тематические (по определенной теме, событию, факту) запросы юридических и физических лиц, в соответствии с их запросами.
Услуга предоставляется бесплатно.
Получателями услуги являются юридические и физические лица.
Результатом предоставления муниципальной услуги в зависимости от темы обращения (запроса) являются:
1) архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
2) архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
3) архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
4) информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;
5) тематический перечень архивных документов;
6) тематическая подборка копий архивных документов;
7) ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;
8) рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;
9) уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.
Получателями услуги являются юридические и физические лица.
Единицей измерения показателя объема (содержания) муниципальной услуги является: обращение (запрос).
2.Документы, регламентирующие деятельность по оказанию услуг:
решение Собрания депутатов города Троицка от 30.06.2011 N 107 "Об утверждении Положения об организации архивного дела и архивных фондах в городе Троицке";
Постановление администрации города Троицка от 27.07.2011 N 1517 "О создании муниципального бюджетного учреждения "Архив города Троицка".
3.Условия размещения и режим работы учреждения:
Требования к условиям хранения архивных документов утверждены Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".
Место нахождения МБУ "Архив города Троицка" и его почтовый адрес: ул. Фрунзе, д. 9а, г. Троицк, 457100.
Электронный адрес МБУ "Архив города Троицка": arhiv_troitsk@mail.ru.
Справочный телефон: 8(35163)2-23-63.
График работы: понедельник - пятница с 09.00 до 18.00.
Информирование по процедуре исполнения муниципальной услуги производится:
1) по телефону:
2) по письменному обращению;
3) по электронной почте;
4) в средствах массовой информации.
4.Техническое оснащение учреждения:
Обеспечение компьютерной техникой: 2 компьютера (класса "Pentium 4" и выше), 2 принтера, ксерокс, модем (доступ в Интернет), сканер.
Здание архива охраняется отделом вневедомственной охраны Межмуниципального отдела Министерства внутренних дел РФ "Троицкий" при помощи средств охранной сигнализации, выдающих по каналам связи информацию на системы централизованного наблюдения пункта охраны, от несанкционированного проникновения лиц в охраняемое помещение.
Здание оборудовано средствами охранной и пожарной сигнализации. Сигнал выведен на пульт централизованного наблюдения пункта охраны. В качестве передающего устройства использован современный объектовый радиопередающий прибор "Барьер-10". Ко всем системам установлены резервные источники питания. Окна хранилищ защищены распашными решетками, к которым возможен доступ извне. В окнах, расположенных на фасаде здания, установлено защитное остекление с классом устойчивости А3. На входе в подвал установлены металлические двери, подвальные окна защищены решеткой и металлическим люком. Установлена кнопка тревожной сигнализации и выведена на пульт централизованного наблюдения отдела вневедомственной охраны Межмуниципального отдела Министерства внутренних дел РФ "Троицкий".
Пожарная безопасность в хранилище обеспечивается системой автоматического пожаротушения. В качестве огнетушащего вещества использован порошок. Двери в хранилище металлические противопожарные типа ДМП "РСС-Ч" с пределом огнестойкости EI 60. Рабочие помещения, читальный зал оборудованы углекислотными огнетушителями.
Регулярно заключаются договоры на техническое обслуживание охранных и пожарных систем, охрану здания.
5.Укомплектованность кадрами и их квалификация:
2 специалиста с высшим образованием, из них 1 специалист с высшим специальным образованием;
1 сотрудник (технический персонал) со средним специальным образованием;
6.Требования к технологии оказания услуги:
Основные процедуры оказания муниципальной услуги "Предоставление архивной информации пользователям" в МБУ "Архив города Троицка":
1) Регистрация обращения (запроса), заявления получателя муниципальной услуги.
2) Анализ тематики обращения (запроса), заявления получателя муниципальной услуги.
3) Подготовка и направление пользователям результатов оказания муниципальной услуги.
Получателями услуги являются юридические и физические лица.
Показателем объема муниципальной услуги является количество исполненных запросов.
Срок предоставления муниципальной услуги, связанной с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации, не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя.
Срок предоставления муниципальной услуги, исполняющейся по научно-справочному аппарату архива, не должен превышать 15 дней с момента регистрации обращения (запроса).
Срок предоставления муниципальной услуги, связанной с предоставлением информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), в том числе необходимой для изучения жизни и деятельности конкретных лиц (биографические запросы), устанавливается архивом по согласованию с потребителем муниципальной услуги, но не должен превышать 30 дней.
Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, рассматривается в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки.
Срок предоставления муниципальной услуги, связанной с предоставлением информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода (генеалогические запросы), устанавливается архивом по согласованию с потребителем муниципальной услуги.
Срок подготовки ответа об отсутствии документов в архиве вместе с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации не должен превышать 5 дней.
При поступлении запроса, который не может быть исполнен без предоставления уточненных или дополнительных сведений, Архив в 5-дневный срок информирует об этом заявителя и предлагает уточнить и дополнить запрос.
При отсутствии у заявителя права на получение муниципальной услуги мотивированный отказ готовится в 5-дневный срок.
Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
Основанием для предоставления муниципальной услуги является обращение (запрос) в МБУ "Архив города Троицка" в письменной форме, в форме электронного документа или по почте.
В запросе пользователя должны быть указаны:
- наименование юридического лица (для граждан - фамилия, имя и отчество);
- почтовый и/или электронный адрес заявителя;
- тема (вопрос, событие, факт, сведения) и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- форма получения пользователем информации (архивная справка, архивная копия, архивная выписка, тематический перечень и другие);
- личная подпись гражданина или подпись должностного лица;
- дата отправления.
Обращение (запрос) может быть заполнено от руки или машинописным способом, распечатано посредством электронных печатающих устройств.
Обращение (запрос) может быть оформлено как получателями муниципальной услуги, так и специалистами МБУ "Архив города Троицка".
Для удобства пользователей в архиве разработаны формы заявлений (бланки), размещенные на сайте Троицкого городского округа (приложение - не приводится).
В случае если запрашиваемая информация содержит сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, для получения муниципальной услуги граждане или лица, уполномоченные ими на основании доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации, представляют в МБУ "Архив города Троицка" следующие документы:
- обращение (запрос) о предоставлении информации;
- документ, удостоверяющий личность заявителя;
- письменное разрешение гражданина, а после его смерти - письменное разрешение наследников данного гражданина на доступ к архивным документам, содержащим указанные сведения (для третьих лиц);
- документ, подтверждающий родство, либо документы, подтверждающие право наследования.
В случае если собственник или владелец архивных документов, находящихся в частной собственности, установил условия по их использованию, получатель муниципальной услуги представляет в МБУ "Архив города Троицка":
- обращение (запрос) о предоставлении информации;
- документ, удостоверяющий личность заявителя;
- письменное разрешение собственника (владельца) архивных документов.
Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
В случае если запрашиваемая информация содержит государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, доступ к архивным документам осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
1) если запрос не содержит наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса заявителя;
2) если запрос не поддается прочтению;
3) если запрос содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.
Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
1) если в запросе отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;
2) если у пользователя отсутствуют документально подтвержденные права на получение сведений, содержащих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну.
Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия), осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги:
Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Жалоба может быть направлена письменно или высказана устно на личном приеме у руководителя архива.
Письменные и устные обращения (жалобы) граждан принимаются и регистрируются ответственными за это специалистами.
Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
- фамилию, имя, отчество;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути жалобы;
- личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
Личный прием граждан в архиве осуществляется в порядке живой очереди, возможна предварительная запись.
График приема посетителей руководителем архива: понедельник, среда с 10-00 до 12-00.
Руководитель архива:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
Ответ на жалобу подписывается руководителем архива.
Ответ на жалобу, поступившую в архив, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
Письменная жалоба, поступившая в архив, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы. В исключительных случаях руководитель архива вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.
Ответ на жалобу не дается в случаях:
1) если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый (или электронный) адрес, по которому должен быть направлен ответ;
2) если текст жалобы не поддается прочтению;
3) если в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи;
4) если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.
О решении руководителя архива об отказе в рассмотрении жалобы заявитель уведомляется письменно.
Если пользователь не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть направлена в администрацию города Троицка по адресу: ул. Климова, д. 7, г. Троицк, 457100.
7.Информационное сопровождение деятельности организаций:

Способ информирования	Набор размещаемой (доводимой) информации	Частота обновления информации
Информационные стенды, размещенные в помещениях МБУ "Архив города Троицка"	информация о перечне предоставляемых услуг; административный регламент предоставления муниципальной услуги; информация о контактных телефонах, режиме работы; нормативно-правовые акты; бланки документов	При изменении информации
Средства массовой информации	информация о составе документов архивного фонда РФ	По мере необходимости
На Интернетресурсах	информация о составе документов архивного фонда РФ; информация о перечне предоставляемых услуг; информация о контактных телефонах, режиме работы; бланки документов	Постоянно
Консультирование по телефону и при личном обращении	информация о составе документов архивного фонда РФ; информация о контактных телефонах, режиме работы; информация о перечне предоставляемых услуг	Постоянно

8.Контроль за деятельностью учреждения, оказывающего услугу:

Наименование раздела	Внешний контроль	Внутренний контроль
Учреждения и структурные подразделения администрации города Троицка, осуществляющие контроль за деятельностью учреждения, оказывающего услугу	- общий отдел администрации города Троицка; - управление социальноэкономической политики администрации города Троицка; - управление учета и отчетности администрации города Троицка; - контрольно-счетная палата и др. контрольные органы	руководитель МБУ "Архив города Троицка"; главный бухгалтер МБУ "Архив города Троицка"
Формы контроля	Проверка, обследование	Проверка, анализ
Периодичность контрольных мероприятий	По плану	Постоянно
Структурное подразделение главного распорядителя средств городского бюджета, осуществляющее контроль за выполнением муниципального задания	Общий отдел администрации города Троицка

9.Ответственность за качество оказания услуги по исполнению запросов несут должностные лица МБУ "Архив города Троицка" в рамках действующего законодательства РФ и в пределах своих должностных инструкций.
10.Критерии оценки качества услуги:
1.Полнота предоставления услуги в соответствии с требованиями ее предоставления.
2.Результативность (эффективность) предоставления услуги оценивается на основании индикаторов качества услуг и различными методами (в том числе путем проведения опросов).
11.Система индикаторов (характеристик) качества услуги:

N п/п	Индикаторы качества муниципальных услуг	Значение индикатора, ед. изм.
1	2	3
1.	Соблюдение сроков оказания муниципальных услуг в установленные административным регламентом сроки	100 %
2.	Отсутствие обоснованных жалоб получателей услуги	0